Виконання запитів громадян державними архівами здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5.

Які види запитів виконують державні архіви?

Запити, що виконуються державними архівами, поділяються на такі види:

• соціально-правового характеру;
• тематичні;
• персональні;
• майнові.

Що таке запити соціально-правового характеру?

Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

• реєстрацію актів громадянського стану;
• національність (підтвердження громадянства України);
• освіту;
• трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
• пенсії;
• присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;
• нагороди, присудження почесних звань;
• творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
• службу у Збройних силах СРСР, Українському війську;
• військову службу в складі діючої армії в період бойових дій, у тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку;
• участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;
• поранення, стан здоров’я та перебування у військово-лікувальних установах;
• участь у Великій Вітчизняній війні;
• перебування в партизанських загонах та з’єднаннях, участь у підпільному русі в період Великої Вітчизняної війни;
• перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Великої Вітчизняної війни, у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;
• примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи в період Великої Вітчизняної війни;
• репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

Що таке тематичні, майнові та персональні запити?

Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.

Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:

• виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
• надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
• закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
• введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
• виділення житла;
• продаж домоволодінь;
• виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.

Персональні (можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.):

• Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи;
• Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду, які стають дедалі важливішим напрямом діяльності державних архівів України.

Який порядок виконання запитів?

Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.

Запит фізичної особи може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:

• найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
• прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
• теми (запитання);
• хронологічних рамок запитуваної інформації.

Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються в архіві.

Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.

Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.

Для отримання архівної довідки необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.

Форми документів для соціально-правових запитів:

• Заява про надання архівної довідки про народження (вступ у шлюб, смерть)
• Заява про надання архівної довідки про стаж роботи та розмір заробітної плати (навчання)

Інформація, яку має подати заявник, для замовлення в державних архівах проведення генеалогічного дослідження:

• історичний регіон України, де проживали предки;
• назва села, міста, містечка;
• прізвище предка (для жінки – дівоче прізвище);
• дати народження, шлюбу, смерті;
• віросповідання;
• суспільний (майновий) стан;
• ім’я заявника, поштова (за наявності й електронна) адреса, номери телефону, факсу.

Більшість державних архівів самостійно не проводять генеалогічних досліджень, а пропонують фізичній/юридичній особі, що звернулася до архіву з таким запитом, провести самостійний пошук за документами архіву у читальному залі.

Фізична/юридична особа, що проводитиме самостійний пошук документів, що підтверджують родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних або генеалогічне дослідження, має надати архіву документи про згоду особи щодо проведення такого пошуку або засвідчене нотаріально доручення від замовника генеалогічного дослідження.

Найбільша кількість генеалогічних досліджень проводиться користувачами у центральних державних історичних архівах у Києві та Львові, що мають унікальну джерельну базу – метричні книги ХVII – початку ХХ ст. різних конфесій – православної, греко- та римокатолицької, евангелічної, іудейської, а также ревізькі сказки кінця ХVІІІ – середини ХІХ ст., сповідальні розписи, матеріали переписів населення ХІХ–ХХ ст., військові документи, списки власників будинків тощо. Аналогічні документи, переважно кінця ХVІІІ – початку ХХ ст., зберігає й більшість державних архівів областей.

Які запити виконуються безоплатно, а які на платній основі?

Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Архівні установи можуть виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.

Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання фізичним особам для користування в читальному залі архівної установи архівних документів, що належать державі, територіальним громадам, та архівних довідок судам, правоохоронним, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюється безоплатно.

Виконання тематичних, персональних та майнових запитів державні архіви здійснюють як платну послугу, а запити соціально-правового характеру виконуються безоплатно.

Які запити розглядаються першочергово?

У першу чергу виконуються запити найменш соціально захищених верств населення, колишніх в'язнів гетто та концтаборів, репресованих, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів та ветеранів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років, учасників ліквідації аварії на ЧАЕС, які мають встановлені законодавством пільги.

Роль державних архівів у розв’язанні соціальних питань громадян

Видані архівні довідки мають суттєве значення для нарахування пенсій, працевлаштування громадян в Україні та поза її межами.

Усього лише за останні п’ять років (2014-2018) архівними установами виконано понад 1 млн. 300 тис запитів соціально-правового характеру, у середньому 260 тис. запитів на рік.

Де знайти контактну інформацію про державні архіви?

Контакту інформацію державних архівів Ви можете знайти на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці “Архівні установи”

Поширені запитання-відповіді щодо проведення пошуку за документами державних архівів