На початок
Шановні колеги! Рік 2003-й для архівних установ України ознаменовано низкою як важливих здобутків, так і трагічних втрат. У складних умовах зусиллями колективів архівів за підтримки центральних і місцевих органів влади забезпечено життєдіяльність галузі, стримування негативних тенденцій, що діють у ній, організаційне зміцнення системи державних архівних установ, виконання ними практично всіх запланованих завдань, подальше реформування архівної справи. Дієвим інструментом досягнення цього залишалося державне регулювання архівної справи, яке знайшло вираження в комплексі правових, організаційних та фінансово-економічних заходів.
Важливе значення для вдосконалення законодавства у нашій сфері мала підготовка проекту Закону України "Про діловодство". Тривав подальший розвиток нормативної бази діяльності архівних установ. Підготовлено п'ять проектів постанов Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву затверджено низку нормативно-правових актів, 14 із яких зареєстровано Міністерством юстиції України. Завершено підготовку Основних правил роботи державних архівів та Нормативів чисельності працівників державних архівів.
Минулого року проблеми зміцнення матеріально-технічної бази державного зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення їх гарантованої збереженості лишалися найголовнішими у роботі архівів, але водночас - і найскладнішими для розв'язання. Певне коло питань вдалося вирішити, для інших закладено підґрунтя щодо подальшої їх реалізації.
Але насамперед слід зазначити: рік, що минув, став одним із найдраматичніших в історії архівної справи повоєнного часу. Пожежа, що сталася в квітні минулого року в м. Кам'янець-Подільському, за своїми наслідками набула значення гуманітарної катастрофи європейського масштабу і назавжди залишиться в історії архівної справи "чорним четвергом". Ми неодноразово говорили про це у різних контекстах. Але ще раз мушу нагадати: втрачено значну частину інформації, що містилася в документах п'яти найцінніших фондів з історії Подільської губернії кінця ХVІІІ - початку ХХ ст. Врятувати від вогню вдалося лише третину від загальної кількості (101 тис. справ) цих фондів.
На сьогодні пошкоджені водою і вогнем документи, що були піддані заморожуванню, просушено та переміщено до Держархіву Хмельницької області. Надалі належить поетапно провести:
Водночас необхідно визначити шляхи максимально можливого відновлення втраченої інформації. Мусимо бути свідомими того, що комплекс робіт із впорядкування, реставрації пошкоджених і реконструкції втрачених масивів документів триватиме не одне десятиліття. Кінцевий результат залежить від чіткої, продуманої й виваженої організації робіт, що мають бути оформлені у відповідну галузеву програму.
Наші дії з ліквідації наслідків пожежі знайшли підтримку на найвищому рівні. На ініціативне входження Держкомархіву дані доручення Президентом України (від 12 червня 2003 р. № 1-1/707) та Прем'єр-міністром України (від 17 червня 2003 р. № 35656), у яких цьому питанню відведене перше місце. Спеціальною постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2003 р. № 1071 з резервного фонду Уряду було виділено 406 тис. гривень для проведення першочергових заходів.
У Держархіві Хмельницької області створено та обладнано спеціальний центр реставрації пошкоджених документів НАФ, два архівосховища загальною площею для їх розміщення, придбано необхідні витратні матеріали. Завершується уточнення складу фондів, документи яких мають бути передані на державне зберігання до держархіву області з колишнього Кам'янець-Подільського міського архіву. Основну частину документів НАФ уже переміщено до м. Хмельницького. Отже, Державним архівом області проведено величезну роботу і вжито усіх невідкладних заходів. З іншого боку, рівень організації роботи з переміщення архівних фондів не можна визнати достатнім, керівництво не завжди чітко й оперативно забезпечувало виконання покладених на нього функцій щодо реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління ними на території області. Досі остаточно не виконано однозначний наказ Держкомархіву про вивезення з Кам'янця усіх документів Національного архівного фонду, тривають незрозумілі дискусії щодо долі фонду університету, є розбіжності в обліку переданих і прийнятих фондів.
Аналізуючи ситуацію, доводиться констатувати, що надзвичайна подія в Хмельницькій області не є випадковою. Це - закономірність, зумовлена загальною деградацією матеріально-технічної бази державного зберігання документів НАФ, унаслідок украй недостатнього бюджетного фінансування архівної сфери впродовж останнього десятиліття. Чи не перебільшуємо ми в оцінці ситуації? На жаль, ні. Ще у травні 2001 р. колегією Держкомархіву загальний стан матеріально-технічної бази державного зберігання документів НАФ було визнано незадовільним. Відтоді суттєвих змін на краще не відбулося.
Технічний стан збудованих у 1965-1992 роках спеціальних архівних приміщень та систем їх життєзабезпечення значно погіршився. Ще складнішою є ситуація з пристосованими приміщеннями, більшість з яких було зведено у ХІХ ст. Тривалий час лишається аварійним стан будівель держархівів Закарпатської, Одеської, Харківської, Чернівецької областей. Усе це не могло не призвести до негативних наслідків. Коротка хроніка: січень - аварія системи водопостачання в одному з корпусів Держархіву Рівненської області; квітень - пожежа в Кам'янці; листопад - затоплення частини підземного сховища в Держархіві м. Києва, раптове осідання фундаменту будівлі колишньої синагоги, пристосованої під архівосховище Держархіву Одеської області. Остання ситуація у будь-який час може спричинити ще одну гуманітарну катастрофу.
Термінового капітального ремонту потребують система опалення, дах, пожежна сигналізація в одному з корпусів Держархіву Вінницької області.
Невідкладних зовнішніх і внутрішніх робіт потребують будівлі комплексу споруд центральних державних архівів у м. Києві. Стан частини споруд і комунікацій визнано аварійним. Робочі ресурси інженерних мереж і комунікацій комплексу вичерпано. Системи зовнішнього і внутрішнього енергозабезпечення не витримують виробничого навантаження, що зростає внаслідок створення та розширення комп'ютерної мережі, використання іншого профільного обладнання й апаратури. Серйозну загрозу фізичній збереженості архівних фондів становить відсутність сучасних систем охорони та протипожежного захисту приміщень.
Згідно з висновками органів Держпожежнагляду за результатами комплексної перевірки стану пожежної безпеки державних архівних установ, проведеної в червні минулого року, абсолютна більшість архівних приміщень знаходиться в незадовільному стані. На жовтневій галузевій нараді наголошено на необхідності вжиття невідкладних заходів щодо посилення протипожежного захисту приміщень, оснащення їх сучасними засобами пожежегасіння. Нагадаю, що основний шлях вирішення цих проблем - своєчасне подання обґрунтованих пропозицій до бюджетних запитів, а також розроблення відповідних регіональних програм з метою отримання додаткового фінансування з місцевих бюджетів.
Катастрофа у Кам'янці значною мірою стала поштовхом до затвердження обласними радами і облдержадміністраціями регіональних програм розвитку архівної справи у шести областях: Вінницькій, Закарпатській, Львівській, Одеській, Рівненській, Херсонській. Продовжують діяти місцеві програми збереження архівних і бібліотечних фондів ще у восьми областях: Донецькій, Житомирській, Чернівецькій, Чернігівський, Черкаській, Сумській, Миколаївській, Кіровоградській; розглядається проект програми Державного архіву м. Києва. У решті областей такі програми, очевидно, не розглядаються як дієві інструменти підтримки та розвитку архівної справи. Або там немає проблем. Скоріше ж за все їх не бачить керівництво архівів.
Конкретні заходи щодо вирішення найнагальніших потреб державних архівних установ, забезпечення їх належного фінансування, зміцнення і розвитку матеріально-технічної бази передбачені у згаданих червневих дорученнях Президента України і Прем'єр-міністра України. На їх виконання Держкомархівом і державними архівами подані відповідні бюджетні запити з необхідними обґрунтуваннями та розрахунками для включення до проекту Державного бюджету на 2004 рік.
Доручення Президента і Прем'єра за масштабністю охоплених проблем і потенціалом механізмів їх вирішення є безпрецедентними в історії архівної справи новітньої доби. Настільки ж безпрецедентним є ігнорування з боку Міністерства фінансів цих та кількох наступних прямих доручень Прем'єр-міністра та віце-прем'єр-міністра. Жодну з пропозицій Держкомархіву (вже вкотре поспіль!) у прийнятому державному бюджеті-2004 не було враховано. Доля пропозицій, поданих держархівами областей, міст Києва і Севастополя, буде відома після розподілу виділених бюджетних коштів на сесіях відповідних рад. На сьогодні відомо, що позитивний результат мають лише Державний архів в Автономній Республіці Крим та Державний архів Донецької області - обсяг їхнього фінансування на поточний рік збільшено відповідно на 82 та 63 відсотки.
Не можна не відзначити як безумовне досягнення Уряду забезпечення у 2003 р. - вперше за останні роки - 100%-го фінансування архівної галузі у межах бюджетних призначень. Але зрозуміло, граничні обсяги є недостатніми і не відповідають реальним потребам архівних установ. Так само зрозуміло, що вирішити існуючі проблеми зміцнення матеріально-технічної бази державного зберігання документів Національного архівного фонду без належного бюджетного фінансування, без капітальних вкладень неможливо. Ситуація, що склалася, викликає серйозне занепокоєння і в Уряді. Це засвідчують, передусім, згадані червневі доручення Президента та Прем'єр-міністра України, у яких визначено стратегічні завдання щодо зміцнення матеріально-технічної бази державних архівних установ і забезпечення гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду. Хід їх виконання (точніше - невиконання) постійно контролюється, тому упродовж останніх місяців було дано низку додаткових доручень стосовно вирішення, як загальних, притаманних для всіх державних архівів проблем, так і персональних доручень керівникам окремих областей з метою прискорення розв'язання питань, що потребують невідкладного вирішення в конкретних архівах.
Це і доручення Першого віце-прем'єр-міністра М. Я. Азарова стосовно порядку фінансування ремонту приміщення Держархіву Вінницької області (до № 67938 від 28 листопада 2003 р.), і доручення віце-прем'єр-міністра Д. В.Табачника № 35656 від 26 грудня 2003 р. - про забезпечення належного фінансування державних архівних установ і вирішення питання стосовно надання додаткового приміщення Держархіву Чернігівської області; № 82737 від 30 грудня 2003 р. - про виділення коштів Держархіву Рівненської області; № 1071/01 від 20 січня ц. р. - щодо необхідності невідкладного вирішення питання щодо заміни аварійного приміщення Держархіву Одеської області. Мусимо констатувати, що істотних зрушень на виконання цих доручень не відбулося. Нині в Уряді опрацьовуються додаткові заходи щодо реалізації програми дій Уряду на 2004 р. Сподіваємося, що в них будуть враховані найнагальніші потреби державних архівних установ, визначені у згаданих вище дорученнях.
Катастрофа у Кам'янці-Подільському, попри інші фактори, серед яких - і правові колізії, і цинічне недбальство місцевої влади й керівництва колишнього Кам'янець-Подільського міського архіву, яке неодноразово відверто ігнорувало приписи пожежників і знову й знову відкривало опечатані ними архівосховища, - рельєфно продемонструвала жахливий стан справ із створенням страхового фонду на документи НАФ. Нагадаю, що із загального обсягу пошкоджених і знищених пожежею в Кам'янець-Подільському документів п'яти фондів страхові копії існують на 8% справ. З цього треба робити висновки. Зрозуміло, що причиною фактично повного і майже повсюдного припинення створення страхового фонду є недостатнє фінансування. Можливо, нам варто серйозно застановитися на опрацюванні цільової державної програми створення страхового фонду на документи НАФ.
Загалом упродовж останнього десятиліття обсяги цільового страхового копіювання поступово зменшувалися. Нині цю роботу за браком коштів скорочено до мінімуму. Здійснюється вона майже виключно за рахунок співпраці з Генеалогічним товариством ЮТА, Національним музеєм Голокосту (США) та провідною американською компанією з мікрофільмування архівних колекцій Primary Source Microfilm. Зрозуміло, документи, які цікавлять зарубіжних партнерів, далеко не завжди підлягають першочерговому страховому мікрофільмуванню. Тим не менше, до безумовно позитивних наслідків співпраці із зарубіжними партнерами можна зарахувати нехай незначне, але зростання обсягів страхового фонду у минулому році. Сьогодні він становить в цілому по системі 2,5% (торік - лише 2,2%). Показово, що питома вага документів, на які створено страховий фонд, у центральних архівах у кілька разів перевищує показники по регіонах і становить 11%.
До речі, користуючись нагодою, хочу наголосити, що на даному етапі у світовій архівній практиці єдиним визнаним видом страхової копії є мікрофільм. Альтернативи не існує. Період ейфорії від можливостей оцифровування архівний світ уже пережив, і на сьогодні цифрові копії можуть слугувати лише фондом використання.
Стан роботи зі страхового копіювання розглядатиметься на колегії Держкомархіву в першому півріччі цього року. Від того, наскільки серйозно ви поставитесь до анкетування, яке ми зараз проводимо, залежатиме адекватна оцінка ситуації і визначення перспектив можливого вирішення зазначеної проблеми.
До здобутків минулого року безперечно слід віднести затвердження Державної програми розвитку культури на період 2007 року. Реалізація визначених Програмою заходів дозволить вирішити низку найнагальніших проблем. Щодо фінансового забезпечення заходів, то це питання необхідно вирішувати з місцевими органами виконавчої влади як з відповідальними виконавцями.
Практика переконує, що участь у подібних програмах дає позитивні результати. Наприкінці минулого року наш інститут отримав 70 тис. грн. на розроблення та впровадження технологій біозахисту архівних документів відповідно до Програми збереження бібліотечних та архівних фондів. ЦДАМЛМ було виділено 537 тис. грн. в рамках Програми розвитку музейної справи, у поточному році ця сума становитиме 528,1 тис. гривень.
Безперечно, без стабільних державних капіталовкладень неможливо забезпечити гарантовану збереженість Національного архівного фонду, однак це не знімає необхідності більш наполегливих, цілеспрямованих і послідовних дій з нашого боку не лише щодо внесення конкретних пропозицій, але й супроводу їх на всіх рівнях.
Продовжувалася робота щодо якісного формування Національного архівного фонду України. Проблеми відбору документів до складу НАФ визначаються сьогоднішніми реаліями - змінами в системі управління, появою нових організацій, різними формами власності, багатопрофільністю діяльності, зрештою, змінами в документуванні життєдіяльності суспільства - новими видами документів, новими носіями інформації. Ці проблеми поєднуються у три групи: визначення джерел формування Національного архівного фонду, джерел комплектування архівів і складу документів, що підлягають прийманню.
Фактично зараз йдеться не про удосконалення складу джерел комплектування, а про формування їх заново. На жаль, простежується тенденція відмови недержавних структур, і, насамперед, виробничих, значна частина яких створена на базі державних підприємств, від співробітництва з державними архівами. Найважливіше - не втратити вже напрацьовані старі зв'язки і продовжувати взаємини з такими організаціями на новій договірній основі. Ми повинні виходити з того, що документи недержавних організацій, збережені державними архівами, жодною мірою не поступаються іншим і є важливими для характеристики сучасної епохи. Ще раз хочу підкреслити, що цінність документів визначається незалежно від форми власності, до якої належить організація-фондоутворювач. Тобто такі суб'єкти за будь-яких обставин повинні залишитися джерелами формування НАФ, за який ми з вами повністю відповідаємо. Відбір же документів на державне зберігання цілком залежить від взаємної домовленості власників документів НАФ і архівних установ при активній, наполегливій позиції останніх, підкріпленій аргументами історичного, організаційного й економічного характеру.
Слід визнати, що більшість державних архівів недостатньо працюють над проблемою визначення кола організацій, документи яких підлягають експертизі цінності з метою віднесення до Національного архівного фонду. Мало уваги приділяють прогностичній роботі. Так, не складаються попередні переліки організацій - власників потенційних документів НАФ, а також списки установ, що не є джерелами комплектування державних архівних установ і архівних відділів міських рад, але є джерелами формування НАФ. Коротко про експертизу цінності документів з метою внесення їх до НАФ. Відбір таких документів не може бути механічним процесом на основі раз і назавжди встановлених засад. Необхідна безпосередня експертиза, особливо нових груп і видів документів, галузевої документації.
Очевидна необхідність створення вітчизняної системи нормативно-методичних посібників з експертизи цінності документів, насамперед, оновлення відомчих (галузевих) переліків, підготовлених ще за радянських часів період, включення до них нових видів документів, а також розроблення переліків для нових сфер діяльності.
На сьогодні підготовлено сім таких переліків, на стадії розроблення ще три. Особливо актуальним є розроблення переліків документів із строками зберігання для податкової служби, органів держмайна, служби пенсійного забезпечення, установ системи охорони здоров'я та освіти, а також переліку документів, що утворюються в діяльності фінансових посередників (інвестиційних фондів і компаній).
Державними архівами вжито заходів щодо забезпечення збереженості документів реформованих колективних сільгосппідприємств. На сьогодні на державне зберігання надійшло 94% загальної кількості документів, що підлягали прийому. Державні архіви Автономної Республіки Крим, Волинської і Харківської областей вже завершили цю роботу.
Цього року перед архівними установами постає ще одне важливе завдання - забезпечити упорядкування та приймання документації по виборах Президента України.
Однією з найболючіших проблем комплектування залишається забезпечення збереженості соціально значущих документів підприємств і організацій недержавних форм власності.
В Основних напрямах соціальної політики на період до 2004 року, затверджених Указом Президента України від 24.05.2000 р. № 717, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним держадміністраціям було доручено для збереження архівних документів і з метою забезпечення прав і законних інтересів громадян створювати трудові архіви. Що ж ми маємо на сьогодні? Багато місцевих архівів відповідально поставилися до цієї проблеми, проведено значну організаційну та методичну роботу щодо створення трудових архівів, надання їм необхідної допомоги. Втім загальна картина не може вважатися задовільною. На сьогодні у 645 районах і містах обласного підпорядкування створено лише 70 трудових архівів. Найбільш активно цей процес здійснюється в Одеській, Полтавській, Донецькій областях та в Криму; водночас жодного трудового архіву немає у Дніпропетровській, Сумській, Рівненській, Чернівецькій областях. У минулому році тільки 93 архівні відділи райдержадміністрацій і міських рад (в Криму, Дніпропетровській, Луганській, Одеській, Полтавській, Тернопільській, Хмельницькій та деяких інших областей) отримали додаткові приміщення та 70 додаткових штатних одиниць для зберігання документів, не віднесених до НАФ.
Отже, мусимо констатувати, що процес створення трудових архівів здійснюється повільно. У той же час надходження документів з особового складу ліквідованих суб'єктів господарювання до деяких місцевих архівних установ (Дніпропетровської, Івано-Франківської, Луганської, Одеської, Сумської, Херсонської областей) перевищує в два і більше разів приймання документів НАФ. Станом на 1 січня 2004 р. архівні установи низової ланки прийняли на державне зберігання понад 8 млн. документів з особового складу, що складає майже 13% від загального обсягу документів у цих архівах. Тобто, кожен десятий документ, що зберігається тут, не відноситься до НАФ.
Ми вже неодноразово говорили про це, але мушу знову нагадати архівним керівникам цих та й інших областей: дуже обережно слід погоджуватися на такі рішення, бо начебто розв'язуючи проблему сьогодні, ми закладаємо на перспективу значно складнішу проблему.
Загалом, на наших очах утворюється колосальний документальний масив, що постійно змінюється у зв'язку із зміною функцій або профілю діяльності тисяч приватних підприємств, фірм, товариств тощо. Цей масив часто-густо безслідно щезає, так і потрапивши в поле зору і у сферу діяльності архівістів. Зрозуміло, державні архівосховища не розраховані на приймання такої кількості документів тимчасового зберігання.
Шляхи вирішення проблем у недержавному сегменті архівної справи (за що ми з вами також відповідаємо) ми бачимо перш за все в усілякому стимулюванні виникнення і сприянні становленню саме недержавних форм документозберігання, можливість утворення яких задекларована новою редакцією архівного закону. Мережа таких архівних установ могла б істотно зменшити навантаження на державний бюджет і перебрати на себе частину функцій державних архівних установ, а з іншого боку розширити сферу платних послуг останніх. Загалом в Україні функціонує вісім приватних архівів, переважно у промислових регіонах (Донецька, Дніпропетровська, Харківська області). Презентації однієї з найбільш перспективних, на наш погляд, структур - під назвою "народний архів" - відведено час у рамках заходів нинішньої колегії.
Поза увагою, точніше - поза сферою комплектування і, зрештою, поза впливом архівних установ держави залишається унікальний сегмент поточного документування сучасних процесів - величезні масиви аудіо-, відео- і кінодокументації, що утворюються як державними, так і недержавними, центральними і регіональними кіно-, теле- радіокампнаіями і фіксують політичне, економічне, культурне життя суспільства. Такі документи, що є, так би мовити, живими і яскравими фрагментами сьогодення, не потрапляють на державне зберігання ні до Центрального державного кінофотофоноархіву, ані до регіональних державних архівів, комплектування яких здійснюється у цій сфері спорадично.
Це - серйозна проблема, що потребує невідкладного вирішення на державному рівні, можливо, шляхом прийняття відповідних урядових рішень.
Є й інші стратегічні проблеми у сфері комплектування. Шановні колеги, ХХ століття відійшло в історію. Разом з ним відходить у вічність покоління людей - свідків страшних катаклізмів минулого століття - Голодоморів, Голокосту, депортацій, колективізації та інших "експериментів" тоталітарних режимів, Другої світової війни з концтаборами, гетто, окупацією, рухом опору. Знов-таки, на наших очах зникає унікальна можливість докорінно розширити джерельну базу знань про минуле століття. Я маю на увазі усну історію, якою традиційно як професіонали займаються у нас майже виключно етнографи, а також подеколи - академічні і університетські історики.
Вважаємо, що безпосереднім обов'язком архівістів має стати організація (спільно з місцевими університетськими центрами, академічними установами, краєзнавчими осередками, музеями) широкомасштабної програми збирання усних свідчень про ключові події минулого століття.
Щодо сьогодення. Час, що переживає держава, може по-різному оцінюватися істориками і політиками. Але безсумнівно, що цей період надзвичайно значний за характером, глибиною і масштабом перетворень. Звичайно, увага історичної науки до нинішнього періоду становлення державності буде великою. І від нас, архівістів, залежить те, наскільки повно ми сформуємо документальні свідчення цього часу. Ми знаємо, як часто виникало в нашій історії бажання щось "підправити", щось переписати, відредагувати. Усім цим спробам протистоять документи, збережені архівістами.
Завдання архівістів на сучасному етапі залишається незмінною - поповнювати Національний архівний фонд документами, які усебічно відбивають усі сторони життя суспільства. Необхідно посилити увагу архівістів до документів, що відображають неофіційну історію, громадське життя, долю конкретної людини, тобто мова йде про приймання документів від політичних партій, суспільних рухів, документів особового походження. Тут важлива коректна, грамотна роз'яснювальна робота архівістів з фондоутворювачами.
На минулорічній підсумковій колегії 2003 рік було оголошено "роком діловодства". Здійснено заходи, спрямовані на поліпшення організації діловодства та посилення контролю за його станом на підприємствах, установах, організаціях. Проведено понад 10 тис. перевірок роботи діловодних та архівних служб, у тому числі 44 міністерств, інших центральних органів виконавчої влади. Перевірками охоплено майже третину загальної кількості установ-джерел комплектування державних архівів. За результатами перевірок можна зробити висновок про те, що діяльність діловодних служб не повністю відповідає вимогам законодавства, інструкціям з діловодства (багато установ не мають індивідуальних інструкцій з діловодства, номенклатур справ, повернулися до журнальної системи реєстрації, не мають власних бланків, не дотримуються вимог щодо оформлення службових документів). Слід визнати, що державні архівні установи за останні роки значно послабили контроль за станом діловодства.
Цей напрям діяльності потребує докорінної перебудови, зміни акцентів, додаткової концентрації зусиль.
Правові засади документування, загальні для всіх органів державної влади і організацій будь-якого типу і форми власності повинен встановити Закон "Про діловодство", підготовка якого була одним із ключових завдань Держкомархіву. Закон він має визначити основні напрямки й аспекти державного регулювання роботи з документами в сфері управління, визначити правові основи документування, загальні для всіх органів державного управління й організацій будь-якого типу і форми власності. Нагадаю про взаємозалежність діловодства і системи управління. Чітка організація документообігу, грамотна підготовка, своєчасне і якісне виконання прийнятих рішень - запорука високої ефективності управлінської діяльності, а разом з тим, високого авторитету владних структур, довіри до них з боку громадян. На сьогодні Держкомархівом завершується погодження проекту закону.
Стрімке впровадження сучасних інформаційних технологій у всі сфери діяльності суспільства обумовило виділення в особливу проблему питання роботи з електронними документами. Електронні документи і електронне діловодство в цілому утворили нові парадигми у діяльності державних архівних установ. Із прийняттям відповідних законів - "Про електронний документ і електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис" - проблема набуває особливої актуальності (до речі, не випадково представників державної архівної служби не було серед розробників цих законів).
Отже, електронні документи - це об'єктивна реальність сучасної системи документування управління. І тут ми мусимо констатувати відчутне відставання архівної служби від практики і у сфері управління документацією, і в прогнозуванні процесів документотворення, і в концепційному опрацюванні підходів до електронних документів та електронних архівів, і, зрештою, в технологічній і практичній сферах. Чергові виклики сучасного інформаційного суспільства потребують адекватного реагування з нашого боку. При цьому, звичайно, треба уникати прийняття необґрунтованих і поспішних рішень. Світова практика, наприклад, засвідчує довгу перспективу паралельного існування паперового й електронного документа. Але вже сьогодні треба готуватися до приймання на державне зберігання електронних документів.
Однак, передусім слід визначити критерії оцінки складу, змісту цих документів, розробити порядок їх обліку, описування, вимоги до зберігання.
Зарубіжний досвід збереження електронних документів демонструє три варіанти. Це збереження їх за місцем створення (у цьому випадку державні архіви повинні забезпечувати тільки облік документів і контроль за їх зберіганням). Другий шлях - створення в державних архівах підрозділів для зберігання електронних документів. Третій варіант - створення спеціалізованих архівів електронних документів. Яким шляхом підемо ми, необхідно визначиться найближчим часом. Минулого року проблеми організації електронного діловодства двічі були предметом розгляду на колегіях Держкомархіву. Нещодавно для опрацювання питання створено спеціальну робочу групу, відкрито спеціальний розділ на нашому веб-сайті. До вивчення цієї проблеми у регіонах (зонах комплектування) слід також залучатися державним архівам.
Інформаційна діяльність, забезпечення суспільних потреб у ретроспективній інформації також залишалися одним із головних напрямків діяльності архівних установ.
Минулий рік продемонстрував значне зростання обсягів показників по всіх напрямках використання інформації документів.
Органам державної влади, місцевого самоврядування, іншим зацікавленим установам та організаціям державні архіви ініціативно направили 868 інформаційних документів. Найбільш активними в цій роботі були ЦДАГО, ЦДНТА, держархіви Волинської, Житомирської, Полтавської, Херсонської та Чернігівської областей. У низовій ланці слід відмітити роботу в цьому напрямку архівних установ Вінницької, Дніпропетровської, Одеської, Полтавської, Харківської, Херсонської, Хмельницької областей.
Майже вдвічі - до 180 тис. - зросла кількість тематичних запитів, з яких …% виконано з позитивним результатом. Першість тут належить ЦДАВО, держархівами Автономної Республіки Крим, Дніпропетровської, Запорізької, Львівської областей. До цього потоку слід додати понад 100 тис. звернень до сайту віртуальних користувачів.
В умовах формування громадянського суспільства зростає соціальна значимість архівних установ, які виконують життєво важливі функції не лише збереження документальної пам'яті держави й суспільства, але й надають соціальні послуги. Про зростання статусу державних архівів як соціальних установ свідчить потік соціально-правових запитів громадян, що має стійку тенденцію до зростання (за десять років - майже втричі). Минулого року до надійшло до 300 тис. запитів соціально-правового характеру, на 72% з них надано позитивну відповідь. Найбільше навантаження минулого року припало на ЦДАВО, державні архіви АР Крим, Вінницької, Волинської, Донецької, Івано-Франківської, Львівської, Тернопільської, Чернівецької областей. У той же час за десятиліття чисельність працівників державних архівів було скорочено на 25%. Наявний в архівах штат не дозволяє вчасно виконувати запити. Як правило, до довідкової роботи залучаються співробітники практично усіх структурних підрозділів архівів.
На розв'язання цієї проблеми спрямований окремий пункт згаданих червневих доручень Президента та Прем'єр-міністра України щодо приведення штатної чисельності працівників державних архівних установ у відповідність з установленими нормативами їх кадрового забезпечення. Держкомархів України подав свої пропозиції до бюджетного запиту, однак, Державний бюджет на 2004 рік затверджено без урахування наших потреб. Щойно ми знову звернулися до Кабінету Міністрів України із відповідними пропозиціями щодо забезпечення реалізації Програми діяльності Кабінету Міністрів стосовно соціального захисту громадян, знову акцентуючи увагу Уряду на зростанні соціальної ролі архівних установ та їх кадрових проблемах.
Цілком природньо, міняється тематика запитів соціально-правового характеру. Спадає злива запитів щодо колишніх остарбайтерів, розкуркулених чи репресованих осіб. Водночас з прийняттям Закону України "Про надання пенсій за особливі заслуги перед Україною" зросли звернення громадян про нагородження орденами, медалями і підтвердження депутатського стажу. Реформа пенсійного законодавства спричиняє новий виклик часу - зростання звернень щодо трудового стажу. Більше займатися також підтвердженням права власності на нерухоме майно.
Взагалі, питання поліпшення організації роботи із зверненнями громадян постійно перебувають у центрі уваги в усіх державних архівах. Вони розглядаються на засіданнях колегій; у держархівах Дніпропетровської, Одеської та інших областей проводились методичні заняття або семінари для співробітників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад, які працюють із зверненнями громадян. Для покращення цієї роботи в архівах створюються бази даних по метричних книгах, іменні картотеки, здійснюється тематичне розроблення описів фондів. З метою попередження повторних звернень, удосконалюється облік заяв та звернень громадян.
Загрозливого характеру набуває хвиля генеалогічних запитів. Вибух інтересу до генеалогії в світі не обминув і Україну. Це - черговий виклик часу, адекватно сприйняти який ми виявилися, погодьтеся, неготовими. За поточною роботою, першочерговим виконанням соціально-правових запитів, спрямованих на захист інтересів громадян, погодьтеся, нам здебільшого, не до генеалогії. Треба кардинально міняти ставлення до цієї роботи як до другорядної і несуттєвої, не кажучи вже про те, що кожен генеалогічний запит, що залишається без відповіді, - це, здавалося б, непомітний, але серйозний удар по престижу державної архівної служби в цілому.
Отже, на часі - серйозне опрацювання методологічних, організаційних, фінансових засад цієї роботи, вироблення механізмів, які дозволять чітко її налагодити.
Проблема розглядалася нами на колегії в листопаді 2002 р. Почав опрацьовувати форми співпраці з державними архівами нещодавно створений недержавний Український центр генеалогічних досліджень. Плідні контакти встановилися у Центру з обома історичними архівами, держархівами Дніпропетровської, Запорізької, Полтавської, Одеської, Миколаївської, Чернівецької, Рівненської областей; центром організовано виконання бл. 80 запитів. Загалом же минулого року державними архівами виконано понад 500 генеалогічних запитів. Найбільш активними ЦДІАЛ, держархіви АР Крим, Волинської, Одеської, Херсонської, Чернігівської, Чернівецької областей, міста Севастополя. Втім, проблем залишається багато. Не всі усвідомили, що платні послуги - реальний і надзвичайно серйозний резерв позабюджетного фінансування діяльності архівів. Значний масив генеалогічних звернень надходить з-за кордону електронною поштою, - ці запити не завжди реєструються і виконуються спорадично. Не організовано роботу з РАГСами; нагальною проблемою іміджу генеалогічної служби, якщо так можна висловитися, є відсутність електронної системи реєстрації запитів.
Звертаючися до зарубіжного досвіду, нагадаю, що минулого року державна архівна служба Польщі видала зведений довідник по метричних книгах усіх державних архівів і таким чином вирішила проблему реєстрації і первинної орієнтації як архівістів, так і дослідників у масиві першочергових джерел генеалогічних досліджень. Загалом, цій роботі не вистачає відповідного організаційного й науково-методичного забезпечення, а згадане рішення колегії залишається значною мірою ще не виконаним.
Активізація інформаційної діяльності архівних установ, що спостерігалася протягом минулого року, спричинила своєрідну "інформаційну експансію". Поширенню інформації про діяльність державних архівів, склад і зміст архівних фондів, значною мірою сприяли численні документальні виставки, підготовлені архівістами не тільки до знаменних дат, пов'язаних із вшануванням жертв голодомору в Україні 1932-1933 років та відзначенням 60-річчя Перемоги, а й іншими визначними подіями місцевого рівня.
Двічі під час парламентських слухань у приміщенні Верховної Ради України експонувалася документальна виставка "Голод 1932-1933 років: крізь призму архівних документів". За участю архівістів Управління Справами Кабінету Міністрів України підготувало до друку збірник матеріалів парламентських слухань "Щодо вшанування пам'яті жертв голодомору 1932-1933 років", до якого додатком вміщено копії архівних документів цієї тематики, підготовлений і розісланий пакетів копій документів про Голодомор з фондів згаданих архівів з метою їх експонування у дипломатичних представництвах України за кордоном (один з таких комплектів демонстрований під час сесії Генеральної Асамблеї ООН у листопаді ц.р. (м. Нью-Йорк, США).
Лише протягом ІІ-го півріччя 2003 року в Будинку Уряду за ініціативою архівістів та на виконання доручень Кабінету Міністрів України організовано та проведено 4 виставки: "Незалежність: глибокі коріння", "Київ. 1941-1943: Оборона. Окупація. Визволення", "Щедрий вечір, добрий вечір", виставку документів, що свідчать про приналежність острова Тузла Україні.
Загалом минулого року державними архівами підготовлено близько 500 документальних виставок.
Серйозним проривом у максимально широкому оприлюдненні матеріалів виставок стали перші Інтернет-виставки на сайті Держкомархіву, присвячені роковинам Голодомору, Волинської трагедії 1943-1944 рр., історії України і Росії у ХVII-XVIII ст., а також гуманітарній катастрофі у Кам'янці. Опубліковані у такий спосіб понад 600 документів витворюють солідний ресурс не лише рекламно-інформаційного, але й дослідницького характеру.
Не можна не відзначити активність і високий рівень в організації і проведенні виставок (у тому числі в Парламенті й у будинку Уряду) ЦДАМЛМ; інтенсивно займалися цією роботою ЦДАВО, ЦДАГО, держархіви АР Крим, Волинської, Закарпатської, Херсонської областей. На базі розробленої Урядом концепції виставкової діяльності опрацьовано і затверджено колегією концепцію діяльності державних архівів у цій сфері на нових організаційних засадах. Передбачено створення Виставкового центру Держкомархіву і центральних державних архівів на базі ЦДАМЛМ з наданням йому статусу міжрегіонального.
На часі - реалізація масштабних заходів з відзначення 60-річчя Перемоги та пам'ятних подій війни, передбачених Указом Президента і дорученням Кабінету Міністрів.
У руслі реалізації доручень, передбачених Указом Президента України "Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади" минулого року державні архіви підготували і провели бл. 500 радіопередач, понад 200 телепередач, на сторінках періодичної преси опубліковано понад 1200 матеріалів. Найбільш плідно співпрацюють із ЗМІ ЦДАГО, ЦДІАЛ, ЦДАМЛМ, держархіви Вінницької, Закарпатської, Запорізької, Львівської, Одеської, Сумської, Тернопільської, Херсонської, Хмельницької, Чернівецької, Чернігівської областей, міст Києва та Севастополя.
Стало зростає кількість користувачів у читальних залах. У 2003 р. їх було вже понад 21 тис. Найактивніше досліджувалися документи центральних державних архівів, держархівів міста Києва, Волинської, Київської, Львівської, Одеської, Чернігівської областей. Серйозною проблемою залишається оновлення обладнання читальних залів, оснащення їх сучасною технікою. Хронічно не вистачає місць у переповнених читальних залах ЦДІАЛ, ЦДІАК, ЦДНТА, Держархіві в АР Крим, держархівах Закарпатської, Київської, Луганської, Одеської, Чернівецької, Харківської областей.
Минулого року з'явилися перші обладнані робочі місця з виходом в Інтернет у читальних залах (Чернігів, Рівне, Хмельницький). Дбаючи про фізичних дослідників, не слід забувати й про тих 100 тис. незримих користувачів, для яких віртуальним читальним залом є веб-сайти архівних установ. Для них мусимо також створювати комфортні умови роботи - а це передусім зручна навігація по сайту і інтенсивне представлення інформаційних ресурсів.
Минулого року було затверджено "Порядок користування документами НАФ, що належать державі та територіальним громадам" - основний документ, яким регулюються умови користування документами у читальних залах державних архівів. Однак на практиці його впроваджено не повсюдно, у багатьох читальних залах неправомірно обмежуються права дослідників, а про "Порядок" більшість дослідників не знають.
Значно пожвавилась видавнича діяльність архівів. Минулого року вийшло друком 56 видань, з них два десятки документальних збірників документів і 20 архівних довідників.
У нашому доробку - 16 періодичних видань семи найменувань. Власні серійні видання продовжують видавати державні архіви в Харкові, Херсоні, Одесі, Тернополі, а також УНДІАСД.
На особливу увагу заслуговують багатотомні корпусні видання "Архів Коша Нової Запорозької Січі" (ЦДІАК), робота на яким триває, і фундаментальний п'ятитомник, видання якого завершив ЦДАГО, - це корпус партійних документів у серії "Літопис УПА".
У нашому доробку з'явилися й два перших професійних компакт-диски, видані Держкомархівом, які вже здобули популярність у світі, оскільки поширювалися на міжнародних форумах.
Мусимо зауважити, що при плануванні видавничої роботи треба ретельно шукати баланс між регіональними потребами, зокрема, замовними (і, відповідно, оплачуваними) роботами і першочерговими завданнями, визначеними нами як пріоритетні для галузі. Нагадаю, першим пріоритетом є підготовка довідників - путівників і анотованих реєстрів описів за галузевою програмою "Архівні зібрання України".
Як зразкове видання можу рекомендувати перший у серії анотованих реєстрів описів том - довідник по фондах колишнього Кам'янець-Подільського архіву (до певної міри це - меморіальний довідник).
Серйозним доробком минулого року стали також черговий том каталога кінодокументів ЦДКФФА (1956-1965), фундаментальні путівники ЦДАМЛМ і зразковий для регіональних архівів путівник Державного архіву Херсонської області обсягом 750 стор., який зараз друкується в Києві.
Загалом, робота над довідниками потребує серйозної уваги керівників архівів. Темпи їх підготовки не можна вважати задовільними. Крім опублікованих раніше, на сьогодні завершили роботу над путівниками і передали їх на рецензування лише Донецьк, Тернопіль, Чернівці (перший том). Повільно ведеться робота в ЦДАВО, ЦДІАК, держархівах Дніпропетровської, Закарпатської, Івано-Франківської, Київської, Луганської, Львівської, Полтавської областей. Підготовка путівників не навіть не фігурує у планах роботи держархівів Житомирської області та м. Севастополя. У державних архівах Київської та Луганської областей завершення роботи відкладено на неприпустимі терміни - до 2010 та 2015 рр. Зволікає із завершенням путівника Державний архів Тернопільської області. А над анотованими реєстрами описів працюють лише 12 архівів.
Інша категорія довідників - зведені міжархівні довідники загальнонаціонального рівня. З покладенням науково-методичного супроводу зведених довідників на інститут їх підготовка помітно пожвавилася. Завершується редакційна підготовка "Реєстру розсекречених архівних фондів" у півтори тисячі сторінок. Матеріали ЦДАВО, де робота ще триває, увійдуть в окремий том. Наближається до завершення перший том "Національного реєстру втрачених та переміщених архівних фондів" (обсяг - до 2 тис. стор.).
У цьому році ми мусимо завершити друге видання генерального довідника "Архівні установи України". Нагадаю, цей амбітний проект представлятиме нове обличчя галузі на початку третього тисячоліття. Вперше до його складу увійдуть, крім державних архівів, документальні зібрання бл. 200 музеїв і бібліотек, тобто, "позаархіва частина НАФ", не представлена раніше в жодному довіднику. На сьогодні не надіслали матеріали до цього видання ЦДАВО, ЦДІАК, ЦДІАЛ, ЦДАМЛМ, НДБ ЦДА, державні архіви Львівської, Одеської, Харківської областей, галузеві архіви (крім ГДА СБУ).
Надзвичайно важливого міжнародного резонансу набуває підготовка довідників "Реєстр фондів державних архівів України періоду окупації (1941-1944)" та "Полоніка в бібліотеках і музеях України".
Більше уваги потребують також наші "довгобуди" - довідники по "празьких архівах", Національний реєстр особових архівних фондів (проект "Еліта України"), а також по колекціях мікрофільмів у рамках серії "Зарубіжна архівна україніка", мета якого - зареєструвати усі колекції документів, отриманих за останні десятиліття із зарубіжних архівів.
Зрозуміло, що через брак коштів комплектування архівів України копіями документів із зарубіжних архівосховищ майже повністю припинилося. Водночас сьогодні можна і треба використовувати інші форми актуалізації інформації про зарубіжну архівну Україніку: представлення її у вигляді довідників (низку таких довідників, зрештою, вже опубліковано в електронному вигляді на веб-сайті Держкомархіву), але ця робота не має систематичного характеру. Колосальні ресурси, в першу чергу - російських і польських архівів належить серйозно опрацювати в рамках, можливо, спеціальної державної програми, яка б передбачала реконструкцію всієї писемної історико-культурної спадщини України, розпорошеної по зарубіжних архівах.
У рамках галузевої програми "Архівні зібрання України" і міжнародного проекту з підготовки та видання міжархівного довідника "Документи з історії і культури євреїв в архівах України" триває виявлення і наукове описування в узгодженому форматі фондів до цього довідника, як у книжковій формі, так і у формі автоматизованої бази даних. Передбачається 2004 р. підготувати до друку том по фондах державних архівів, розташованих у м. Києві.
Прикладом недостатньо використовуваних нами інформаційних ресурсів можуть бути кіно-, фото-, відео- і фонодокументи. Нагадаємо, що саме з цих документів повсюдно в світі починалося впровадження революційних інформаційних технологій в архівну справу, адже вони утворюють візуальний, надзвичайно рельєфний і яскравий, і, що важливо - загальнодоступний інформаційний ресурс, чого не можна сказати про писемні документи, де інформація кодується у вигляді тексту і не завжди є доступною широкому загалові або певним віковим категоріям потенційних споживачів архівної інформації. Можна окреслити як мінімум два перспективних напрямки.
Перший становить оцифровування певних тематичних блоків документів, найбільш запитаних сьогодні, і виставлення пропозицій на ринок інформаційних послуг у вигляді бази даних в Інтернеті з можливостями безкоштовного перегляду для ознайомлення, але платного використанням. Технології у світі опрацьовані і успішно діють. Другий напрямок - це підготовка комплектів учбових фото-кінодокументальних посібників, скажімо, на компакт-дисках і запровадження їх в експериментальному порядку у навчальний процес. Погодьтеся, подеколи яскравий ряд з фото-, кіно-, відеодокументів про ключові події історичного процесу може донести до учнів і студентів інформацію краще, аніж професіонал-педагог. Це - абсолютно невикористаний резерв актуалізації ресурсів кінофотофоноархіву. Цю проблему можна вирішити разом з Міністерством освіти і науки.
Одним із найважливіших стратегічних напрямків нашої діяльності у сфері забезпечення доступу до архівних ресурсів держави є системна інформатизація галузі.
У минулому році спостерігався певний поступ у розбудові базових елементів розгалуженої інформаційної системи національного рівня, над створенням якої наполегливо працюємо упродовж останніх трьох років: із 150 до 240 збільшилася кількість персональних комп'ютерів (для прикладу: два роки тому у Польщі на 900 архівістів припадало 700 машин); третина з них об'єднана у 14 локальних мереж; у двох установах (Держкомархів і Держархів Чернігівської області) працюють виділені сервери. Сервером Держкомархіву обслуговуються власне Комітет, три центральних архіви та інститут; усі вони отримують послуги доступу до мережі Інтернет й електронну пошту через сервер Держкомархіву.
На жаль, один центральний та чотири обласних архівів досі не подбали про електронну пошту, незважаючи на наші неодноразові розпорядження (мізерна вартість цієї послуги не дозволяє посилатися на фінансові проблеми). Це - ЦДАМЛМ, держархіви Житомирської, Київської, Полтавської, Харківської областей). Загалом, електронною поштою користуються 35 архівних установ. Деякі з них, незважаючи на заборону Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ, продовжують користуватися послугами безкоштовних поштових серверів в Інтернеті, як українських, так і російських (ukr.net, mail.ru).
21 архівна установа має доступ до ресурсів Інтернет, з них десять підключені через постійне з'єднання (виділені лінії): крім центральних установ у Києві, це - Івано-Франківський, Рівненський, Хмельницький, Чернігівський та Закарпатський архіви.
У семи архівах (ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ; областях: Донецьк, Рівне, Харків та у місті Києві) створено відповідні підрозділи з інформаційних технологій.
Не можна не відзначити зусилля і позитивний досвід трьох архівів, які, крім комітету, створили власні веб-сайти (Донецьк, Чернігів, та Державний архів м. Севастополя). Показово, що на донецькому сайті з'явилася перша серед регіональних архівів документальна Інтернет-виставка (до 60-річчя звільнення Донбасу); Севастопольський і Донецький архіви опублікували також десятки фотодокументів із своїх колекцій. Нагадаю, що Севастополь першим опублікував електронну версію свого короткого довідника, а також виставив в Інтернеті анотації до 14 фондів; поступово з'являються на цих сайтах повнотекстові публікації, базовані на архівних фондах. Що ж до новин, то усі зазначені архіви оновлюють їх нерегулярно і зараз перебувають на рівні листопада-грудня минулого року.
У той же час аналіз сторінок державних архівів областей на сайтах обласних державних адміністрацій, м'яко кажучи, дивує - повним небажанням керівників використовувати безкоштовні можливості для популяризації і ресурсів, і послуг, що надаються архівами, не кажучи вже про невиконання вимог Указу Президента України від 31 липня 2000 р. N 928 та низки урядових постанов (Постанови КМУ від 4 січня 2002 р. № 3, 29 серпня 2002 р. № 1302, 24 лютого 2003 р. № 208) щодо створення веб-сайтів, а також наказу Держкомтелерадіо та Держкомзв'язку від 25 листопада 2002 р. № 327 "Про затвердження Порядку інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного веб-порталу органів виконавчої влади". Протокольне рішення засідання Урядового комітету соціального, науково-технічного та гуманітарного розвитку від 11 грудня 2003 р. також звертає увагу керівників на незадовільне виконання доручень, передбачених зазначеними нормативними документами.
Отже, сторінки на сайтах ОДА мають лише сім архівів, з них більшість є короткими довідками на рівні телефонного довідника, в кращому випадку з викладом функцій державного архіву (Кіровоград, Черкаси), або з біографічною довідкою і портретом керівника (Рівне); у Полтаві на сайті ОДА у графі "керівник" досі фігурує прізвище заступника директора архіву як в.о. директора, хоча керівника було призначено кілька місяців тому. Повноцінними інформаціями про історію архіву, склад і зміст фондів з переліком платних послуг можна назвати лише сторінки держархівів Львівської та Чернівецької областей. Таку ситуацію аж ніяк не можна кваліфікувати як прозорість у діяльності державних архівів, якщо врахувати що більш-менш детальні відомості надсилаються до комітету нерегулярно, а друкуються лише чотири рази на рік в "Віснику Держкомархіву", як правило, - постфактум.
Надалі стратегічним напрямком залишається реалізація галузевої програми створення електронної версії Національного фондового каталога з подальшим наданням доступу до нього через Інтернет. Нагадаємо, що саме цим магістральним шляхом рухаються провідні архівні служби і національні архіви країн світу. За останні два роки у європейському сегменті Інтернету список країн, що оприлюднили у Мережі фондові архівні каталоги загальнонаціонального рівня, значно поповнився. До Великобританії, Німеччини, Угорщини, Швеції, Швейцарії, Хорватії, Польщі, Чехії додалися Португалія, Іспанія, Ліхтенштейн, Туреччина, нові фрагменти фондових каталогів різних відділень Національного архіву Франції. Загалом же в Європі функціонують бл. 100 архівних баз даних, з яких 36 створено у Великобританії, 19 у Франції, 11 у ФРН. Причому найбільш інтенсивно у цьому напрямку останнім часом працювали саме ті країни, що стали новими членами Євросоюзу, оскільки високий рівень представлення архівних інформаційних ресурсів держави в світовій мережі є одним із суттєвих чинників євроінтеграції.
Що ж маємо на сьогодні у цій сфері ми? Передусім, певний поступ: понад 70 тис. фондів (бл. 40% від загального обсягу НАФ) опрацьовано і надіслано до Центру інформаційних технологій Держкомархіву. Дев'ять архівів - ЦДАМЛМ, ЦДІАК, ЦДІАЛ, ЦДНТА, Волинь, Донецьк, Херсон Чернігів, та ДА м. Києва) завершили або завершують цю роботу. З іншого боку, якість наповнення баз не завжди є задовільною; а у трьох областях (Івано-Франківськ, Одеса, Тернопіль) і досі не розпочалися роботи з наповнення бази за програмою "Архівні фонди України".
Паралельно з роботою над Національним електронним фондовим каталогом ми зробили справжній прорив у царині максимально широкого удоступнення путівників та архівних довідників інших жанрів: на сьогодні на сайті Держкомархіву опубліковано в електронному вигляді понад два десятки довідників загальним обсягом понад 7 тис. книжкових сторінок. Погодимося, це - серйозний інформаційний масив.
Інтернет-виставки, запроваджені Держкомархівом з минулого року (це чотири виставки, понад 600 документів,) також витворюють солідний ресурс, не лише рекламно-інформаційного, але й дослідницького характеру. Загалом, з розвитком та нарощуванням інформаційних ресурсів сайт Держкомархіву дедалі більше набуває рис потужного веб-порталу.
В умовах зростання попиту на інформацію документів державних архівів, зростає кількість відвідувачів сайту. Щодоби до сайту звертаються 200-300 користувачів, які надсилають до 3000 запитів (що становить 110 тис. запитів на рік).
Але супровід сайтів, підготовка електронних фондових каталогів і путівників, - це, так би мовити, верхній, - інституційний та пофондовий рівні наших стратегічних завдань у сфері удоступнення архівних інформаційних ресурсів. Цей бар'єр загалом уже подолала більшість розвинутих країн.
Аби рельєфніше ситуацію в галузі, нагадаємо, що відносно новою тенденцією, що набуває зараз стрімкого розвитку у світі, є публікація в Інтернеті архівних описів, що розкривають зміст документної інформації вже на рівні одиниці зберігання. Наведу лише два приклади. За оцінками національного архівіста Канади, для повного представлення усіх архівних інвентарів країні знадобиться ще 5-7 років (нині опубліковано до 40% описів усіх фондів Національного та провінційних архівів); керівництво польської архівної служби оцінює свої перспективи у цьому напрямку у 10-20 років інтенсивної роботи. Зрозуміло, що цей гігантський розрив між рівнем представлення архівних ресурсів провідними країнами світу і початковим етапом інформатизації, на якому перебуваємо ми зараз, нам належить подолати спільними зусиллями.
Із завдань ближчої перспективи нагадаємо про необхідність здійснення заходів щодо забезпечення, починаючи з 2005 р., надання громадянам послуг з використанням електронного цифрового підпису, на що звертається увага у згаданому протокольному рішенні засідання Урядового комітету від 11 грудня 2003 р. Набуття чинності двох Законів України - "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис" ставить перед архівними установами нові завдання, виконання яких неможливе без використання сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема, побудови локальних мереж в архівних установах і підключення до мережі Інтернет, розвиток швидких комунікацій в умовах зростання інформаційного обміну між органами виконавчої влади, створення сучасної галузевої інформаційної системи. Ці та інші завдання мають вирішуватися в рамках різних програм - галузевих, регіональних і загальнодержавних. Вони, зокрема, передбачені у державній програмі "Електронна Україна", що нині готується для розгляду в Уряді.
У світлі ж сьогоднішньої ситуації доводиться констатувати, що суттєвою перешкодою на шляху впровадження інформаційних технологій в архівах, крім недостатнього фінансування, є практична відсутність кваліфікованих фахівців, точніше - неможливість їхнього утримання як в органах виконавчої влади, так і в архівних установах різного рівня.
Впродовж останнього року проблематика наукових досліджень галузевого інституту та архівних установ підпорядковувалася забезпеченню пріоритетних напрямків практичної роботи архівних установ. Серед них - розроблення організаційно-методичних засад роботи з електронною документацією, теоретичних і практичних питань доступу до документів Національного архівного фонду. У доробку інституту - Національний стандарт України (ДСТУ 4163-2003) на оформлювання організаційно-розпорядчих документів, Галузевий стандарт "Кінодокументи. Правила зберігання НАФ. Технічні вимоги". Передано до Держспоживстандарту справи державних стандартів "Фонодокументи. Правила зберігання НАФ. Технічні вимоги", "Правила описування архівних документів".
Завершено та впроваджено: "Правила пожежної безпеки для державних архівних установ України", "Примірну номенклатуру справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій", "Нормативи чисельності основного персоналу державних архівів", передано на затвердження "Правила охорони праці для архівних установ".
Вагомим здобутком року стало відкриття при інституті спеціалізованої вченої ради із захисту кандидатських дисертацій за спеціальностями: 07.00.06 - історіографія, джерелознавство та спеціальні історичні дисципліни; 07.00.10 - документознавство, архівознавство (нова спеціальність, перша в Україні). Відбулися перші чотири захисти. Показово, що ї захищалися три діючих та один колишній архівісти.
Активізували свою роботу як науково-методичні центри і держархіви областей - їм належить підготовка 42 з 56 методичних розробок у галузі - з методики виконання генеалогічних та соціально-правових запитів, проведення експертизи цінності, номенклатури справ.
Поступово зростає науковий потенціал галузі. В архівних установах працює 3 доктори та 21 кандидат наук, - вчетверо більше, ніж 10 років тому. 30 працівників мають почесні звання. Загальні ж кадрові параметри галзуі майже не змінилися - в державних архівах працює 3056 осіб. Галузь залишається жіночою - серед працюючих 83% - жінки; вищу освіту мають 77%; з них 63 % - державні службовці.
Загрозливого характеру набуває процес старіння кадрів - третина архівістів - пенсійного та передпенсійного віку. Тому актуальною залишається проблема залучення молоді до роботи в архівах. Наказом Держкомархіву України від 27 листопада 2003 р. № 155 затверджено Заходи щодо виконання Програми підготовки та залучення молоді до державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, створення умов для її професійного зростання. Виконання цих заходів, надання можливості молоді займатися науковою діяльністю, отримання другої освіти - магістрів державного управління, здобуття професійно-спрямованої вищої освіти, все це, сподіваємося, сприятиме залученню молоді до праці в архівах.
Коротко про міжнародне співробітництво. Активізація професійної співпраці із зарубіжними колегами і діловими партнерами, активна присутність українських архівістів на міжнародній арені, участь у міжнародних форумах, проведення міжнародних зустрічей, - все має результатом, як мінімум п'ять позитивних аспектів: підвищення міжнародного іміджу держави і участь архівної служби України у європейській інтеграції; зміцнення фінансового становища архівних установ; створення страхового фонду на документи, які копіюються з метою наукового або комерційного використання, про що вже говорилося; активізація реституційних процесів (Польща та ФРН); нарешті, розгортання міжнародних акцій надання українським архівам гуманітарної допомоги. Щодо останнього аспекту, наведу лише окремі дані: наприкінці року про надання допомоги у зв'язку з катастрофою в Кам'янці оголосило Посольство США в Україні. Фонд ФРН "Пам'ять. Відповідальність. Майбутнє" надав гуманітарну допомогу державним архівам Вінницької та Одеської областей для полегшення виконання запитів щодо жертв нацизму на території Трансністрії. Міжнародна рада архівів вирішила надати нам гуманітарну допомогу за участю міжнародної організації із захисту культурної спадщини "Блакитний щит". У січні ЦДАМЛМ отримав в подарунок від Уряду ФРН комплект виставкового обладнання вартістю 60 тис. євро.
У міжнародній діяльності архівних установ чітко простежуються три основних вектори: Польща (що особливо актуально з огляду на проголошення Року Польщі в Україні); ФРН та Росія (нагадаю, минулий рік був Роком Росії в Україні). По кожному напрямку ми маємо серйозний доробок - підписані міжнародні документи про співробітництво; спільні документальні й довідкові видання, спільні документальні виставки.
Дальшому зміцненню позицій України у світовому архівному середовищі сприятиме організація та проведення Держкомархівом України 5-8 травня 2004 у м. Києві передконгресового засідання Комітету з правових питань Міжнародної ради архівів - найвпливовішої з структур цієї організації.
Подальшій інтеграції у європейське середовище та зміцненню міжнародних контактів державних архівних установ сприятиме й участь делегації українських архівістів у ХV Міжнародному конгресі архівів "Архіви, Пам'ять і Знання", що проходитиме 23-29 серпня 2004 р. у Відні (Австрія). Вперше на міжнародному форумі архівістів Україну представлятиме велика делегація у складі понад 30 осіб.
Безумовно, вирішальний характер для галузі має бюджетне фінансування. Минулого року, як уже наголошувалося, воно вперше було в цілому повним (у межах затверджених обсягів) і регулярним.
Минув рік, як було запроваджено державну службу в центральних архівах. Двічі за рік відбулося підвищення посадових окладів працівників бюджетних установ у тому числі і в архівній галузі. Повністю профінансовані видатки на оплату праці працівників центральних архівних установ. Забезпечено виплату у повному обсязі мінімальної заробітної плати.
Разом з тим, підвищення посадових окладів державним службовцям у здійснювалося за рахунок економії фонду заробітної плати та позабюджетних коштів. На 2004 рік фонд оплати праці Держкомархіву затверджено вже з урахуванням підвищених посадових окладів для державних службовців: фонд оплати праці у 2004 році за програмою "Архівна справа" збільшиться на 412 тис. грн. У 2004 році середня заробітна плата працівників центральних архівів зросте з 261 грн. до 329 грн.
Відповідно до ст.89 Закону України "Про державний бюджет України на 2004 рік" з 1 березня 2004 року планується відновити міжпосадові співвідношення в оплаті праці працівників бюджетної сфери виходячи з розміру мінімальної заробітної плати 205 грн.
Відрадно, що в регіонах, на відміну від центральних установ, відзначається стабільне поліпшення ситуації з фінансуванням. У повному обсязі минулого року було профінансовано видатки на заробітну платню. Майже повністю отримані кошти на комунальні послуги та інші видатки. До фінансових парадоксів року слід зарахувати співвідношення середньої заробітної платні в обласних і центральних архівах: в областях вона становила 424 грн. проти 261 грн. в центральних установах. По різному, але виділялися кошти на капітальні видатки майже всім держархівам областей, хоча ці суми й не могли забезпечити наявні потреби.
Загалом, порівняно з попереднім і наступним, тобто, поточним, 2003 рік був надзвичайно успішним: затверджений загальний бюджет галузі склав 16,6 млн. грн. (12, 3 - регіональні архіви та 4,3 млн. - центральні), що становило 54% від заявлених потреб. У 2002 р. цей показник склав 39%, а у 2004 р. знову впаде до 38%, хоча в абсолютних цифрах до бюджету 2004 р. закладено незначний приріст (виключно за рахунок підвищення заробітної платні): фінансування центральних архівів складе 4,8 млн. грн.
До речі, утримання однієї одиниці зберігання документів обійшлося державі у 31 коп. Для прикладу: у Латвії цей показник становить у перерахунку 2 грн.
Дедалі активніше залучаються кошти від надання архівами платних послуг. За попередніми даними, такі надходження держархівів областей у минулому році складали майже 1,5 млн. грн. У державних архівах Сумської, Запорізької областей, Державному архіві м. Києва вони склали відповідно до 42%, 30%, 15% загального річного бюджету архівів. Серед центральних архівів лідерами у залученні позабюджетних коштів залишаються ЦДАГО (190 тис. грн.), ЦДІАК (177 тис.), ЦДКФФА (142 тис.). Їхній позитивний досвід має стати предметом серйозної уваги інших керівників.
Загалом, проблема залучення позабюджетних коштів була і залишається актуальною для архівів. Адже в сучасному інформаційному суспільстві існує потужний ринок інформаційних послуг, на якому державні архівні установи можуть і мають зайняти належне місце. Комерціалізація архівної сфери, звичайно, з суворим дотриманням чинного законодавства, - це нормальний процес, це реалії сьогодення. Наприклад, виготовлення і продаж на світовому ринку за допомогою зарубіжних партнерів колекцій мікрофільмів та копій документів в інших форматах є не лише ефективним способом популяризації архівних інформаційних ресурсів держави, але й цілком нормальним і легальним способом заробляння коштів, яких не вистачає для провадження основної діяльності в умовах обмеженого бюджетного фінансування перехідного періоду формування ринкової економіки в державі.
Одним з безумовно позитивних результатів минулого року є завершення багаторічної роботи з підготовки Основних правил роботи архівів. Колегія Держкомархіву 3 лютого цього року схвалила їх для експериментального впровадження. До кінця лютого має бути розроблено детальний план впровадження. Значення цього фундаментального нормативно-методичного документа важко переоцінити. У ньому викладено систематизований комплексний підхід до сучасної організації практичної діяльності державної архівної установи як ключової ланки реформування архівної справи в Україні. Проблеми перебудови діяльності архівних установ згідно з вимогами нових Правил буде присвячено окрему робочу нараду у рамках сьогоднішніх заходів. Шановні колеги! Минулий рік у нас було декларовано "роком діловодства", але фактично він став "роком пожежі". Зараз ми з вами відкриваємо "рік Правил". І від того, наскільки ми не формально, а послідовно і вдумливо перебудуємо свою діяльність на новій нормативно-методичній основі, значною мірою залежатиме, про що ми говоритимемо через рік: про здобутки чи втрати.
Дякую за увагу.
Головна сторінка | Архів новин | Архіви в світі | Корисні посилання | Контакти | Карта порталу
Copyright © 2024 - Державна архівна служба України
Всі права застережені
Вебмайстер: webmaster@arch.gov.ua