Співорганізаторами вступили: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, кафедра архівознавства та спеціальних галузей історичної науки історичного факультету Київського національного університету імені Тараса Шевченка, кафедра історії та документознавства Гуманітарного інституту Національного авіаційного університету, ТОВ «Спеціалізований Центр БАЛІ», архівна компанія «ОСГ Рекордз Менеджмент Україна», Центральний державний електронний архів України та Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г. C. Пшеничного.

Із вступним словом до учасників круглого столу звернулися Голова Державної архівної служби України Т.І. Баранова, начальник відділу взаємодії з Державною архівною службою України та інформаційно-аналітичної роботи Міністерства юстиції України В.Л. Рудь, директор Центрального державного кінофотофоноархіву України ім. Г. C. Пшеничного В.Г. Берковський. Учасникам заходу передано вітання Голови Спілки архівістів України, професора М.Г. Щербака та генерального директора ОСГ Рекордз Менеджмент Україна С.В. Гончаренка.

Модератором заходу виступив виконавчий директор Спілки архівістів України, директор Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства О.Я. Гаранін, який озвучив питання, що надійшли організаторам у реєстраційних анкетах та закликав спікерів круглого столу спільно знайти на них відповіді.

Перша робоча панель круглого столу – «Міжнародний досвід оцифрування архівних документів» – включала виступи на теми: «Оцифрування архівних матеріалів: планування та практики» (спікер – діджитал-архівіст Ірина Глік, Пенсильванський університет, США); ««Electronic records, paper minds»: еволюція поглядів архівістів на проблеми цифровізації історичної спадщини (зарубіжний досвід)» (спікер – завідувач кафедри архівознавства та спеціальних галузей історичної науки історичного факультету Київського національного університету імені Тараса Шевченка, доктор історичних наук, професор Марина Палієнко; «Досвід оцифрування архівних документів у Республіці Польща» (спікери – заступник директора Центрального державного електронного архіву України Людмила Паламарчук та начальник відділу забезпечення збереженості та обліку документів Центрального державного електронного архіву України Юлія Чернятинська.

У рамках першої робочої панелі Голова Аудіовізуального товариства АРМА УКРАЇНА Дмитро Колесников презентував UNI.

Друга робоча панель носила назву – «Практики оцифрування документів у вітчизняних архівах: актуальні питання».

Про «Стан оцифрування документів НАФ на 1 січня 2019 року» проінформував заступник начальника відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби України Олександр Денисенко.

Спікерами другої робочої панелі виступили також директор Державного архіву Київської області Соф'я Каменєва з доповіддю «Цифровізація регіональних архівів: світовий тренд чи небезпечний «рафтінг»: з досвіду Державного архіву Київської області»; вчений хранитель фондів Інституту літератури ім. Т. Г. Шевченка НАН України, кандидат філологічних наук Наталія Лисенко з доповіддю «Оцифрування документів НАФ в Інституті літератури ім. Т. Г. Шевченка НАН України»; заступник директора Галузевого державного архіву Служби безпеки України, кандидат історичних наук Анатолій Хромов з доповіддю «Оцифрування документів радянських спецслужб: практики, проблеми, перспективи»; незалежний експерт у галузі цифровізації сектора спадщини, позаштатний керівник IKT проектів ТОВ «Спеціалізованого Центру БАЛІ», кандидат технічних наук Ольга Баркова з доповіддю «Технологічні аспекти типології та характеристик об'єктів спадщини у процесах оцифрування»; заступник директора Центрального державного кінофотофоноархіву України ім. Г. C. Пшеничного, кандидат історичних наук Тетяна Ємельянова з доповіддю «Цифровий порядок денний для аудіовізуальних архівних колекцій».

Організаторами заходу була передбачена можливість віддаленої участі у круглому столі, за допомогою сервіса Skype-конференції, директора Державного архіву Миколаївської області, доктора історичних наук Лариси Левченко, яка разом із працівниками архіву та заступником голови Миколаївської обласної державної адміністрації з питань управління архівною справою Євгеном Шевченком, взяли участь у заході. Лариса Левченко змогла виголосити доповідь, заявлену у програмі, та безпосередньо активно долучатися до обговорення порушених питань.

На третій робочій панелі – «Централізований фонд користування документами Національного архівного фонду» – спікерами виступили: директор Центрального державного електронного архіву України, кандидат історичних наук Юрій Ковтанюк з доповіддю «Перспективи створення Централізованого фонду користування документами Національного архівного фонду» та виконувач обов'язків заступника директора Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, кандидат історичних наук Людмила Дідух з доповіддю «Створення цифрового фонду користування документами НАФ: досвід українських архівів».

В обговоренні взяли участь завідувач кафедри історії та документознавства Гуманітарного інституту Національного авіаційного університету, доктор історичних наук, професор Ірина Тюрменко; завідувач відділу історії України ХХ століття Національного музею історії України, кандидат історичних наук Олександр Іщук; виконувач обов'язків директора Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України Алла Обжелян та інші працівники архівних установ.