Організатори заходу - Генеральне консульство Республіки Польща в Одесі, Науково-дослідний інститут «Полоністики» Чорноморського національного університету ім. Петра Могили, Державний архів у Пйотркові Трибунальському (Республіка Польща), Державний архів Миколаївської області, Миколаївське відділення Інституту української археографії та джерелознавства ім. М. С. Грушевського НАН України, Миколаївський осередок Національної спілки краєзнавців України, Миколаївське обласне товариство поляків.
У роботі круглого столу взяли участь віце-консул Генерального консульства Республіки Польща в Одесі Себастьян Загданські, ректор Чорноморського національного університету ім. Петра Могили, д. т. н. Леонід Клименко, директор Державного архіву в Пйотркові Трибунальському, к. і. н. Томаш Матушак, директор Державного архіву Миколаївської області, д. і. н. Лариса Левченко, проректор з міжнародної діяльності, д. д. у. Володимир Беглиця, голова Миколаївського обласного товариства поляків Єлизавета Селянська, директор Науково-дослідного інституту «Полоністики» ЧНУ ім. Петра Могили, к. і. н. Ольга Морозова. На круглому столі виступали історики та архівісти: (Республіка Польща) к. і. н. Мачей Хубка, магістр Міхал Ордак; (Україна) д. і. н. Юрій Котляр, д. і. н. Олександр Тригуб, к. і. н. Наталя Шевченко, к. і. н. Ольга Гайдай, начальник відділу формування НАФ та діловодства Ганна Хозяшева, начальник відділу організаційної та кадрової роботи Олена Федорович, заступник начальника відділу зберігання обліку та довідкового апарату Вікторія Нечитайло та інші учасники.
Мета круглого столу полягала в популяризації співробітництва державних архівних установ Польщі та України, історичних документів, які висвітлюють спільну історію обох народів і українсько-польські відносини, результатів наукових досліджень, а також у визначенні подальшої перспективи співпраці архівів, університету та науково-дослідних інституцій.