На початок
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
20.07.98 № 41
1.1. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (надалі - Перелік) є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів. Цей Перелік повинен використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи цінності документів та формування НАФ.
1.2. Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (надалі - організації) в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств.
1.3. Склад документів і терміни їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень ряду примірних і типових номенклатур справ, затверджених Головархівом та іншими центральними органами виконавчої влади України, а також Примірних переліків документів, які підлягають передачі на державне зберігання від районних, міських, сільських установ і організацій повидового вибіркового прийому (Київ, 1987), Переліків видів статзвітності, яка підлягає прийому на зберігання у держархіви областей, мм. Києва та Севастополя, держрайміськархіви (Київ, 1989).
Перелік призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності.
Для полегшення роботи з визначення термінів зберігання документів у Перелік включено також деякі види документів нетипового характеру.
1.4. Перелік має на меті схоронність, організацію і забезпечення якісного поповнення складу НАФ.
Перелік використовується при формуванні справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практиці роботи експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертних комісій (ЕК) організацій.
2.1. Перелік побудовано за функціональним принципом і включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності фондоутворювачів, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.
Розділи мають підрозділи з більш вузьким колом питань.
2.2. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.
Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа № 1). Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа (графа № 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів зодногопитання,щомають однаковий термін зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються найменування всіх видів документів, включених у статтю.
2.3. Терміни зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій.
2.4. Привизначенні термінів зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ для включення до складу НАФ або знищення тільки за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускаються.
2.5. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються копії відповідних документів, які мають юридичну силу.
2.6. З метою оптимізації складу НАФ максимально обмежується надходження в державні архівні установи дублетних документів.
Організаційно-розпорядчу документацію мм.Києва (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до складу НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.
Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації - автора документа.
Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до складу НАФ надходить від органів державної статистики, а відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до однієї державної архівної установи відбирається до складу НАФ у фондах їх вищих органів.
З метою забезпечення схоронності найбільш цінних документів та їх широкого використання допускаєтьсяпевнадублетність документів при їх надходженні на зберігання в різні державні архівні установи. Так, підлягають включенню доскладуНАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій.
Щодо інших видів (різновидів) документів державним архівним установам надаєтьсяправосамостійнорозв'язуватипитання ліквідації їх дублетності.
2.7. При експертизі цінності науково-технічної документації (НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є організації-розробники (автори), а також організації - замовники вказаної документації.
Повний комплект НТД з проектування об'єктакапітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і шосейнихдоріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генпроектувальника.
Повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг зосереджується у відповідних управліннях шляхів сполучення.
Оригінальна НТД окремих частин проекту,виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається генпроектувальнику за погодженням з ним дляукомплектування проектів з наступною передачею в державні архівні установи.
Патентна документація включається до складу НАФ, як правило, у вигляді оригіналів.
Науково-технічна документація в машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, включається до складу НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях.
2.8. Постійні терміни зберігання НТД у Переліку означають, що для включення до складу НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів, проблем, науково-технічна документація зякихмаєнауково-історичну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до термінів, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба.
2.9. Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 1998 р., починається з 1 січня 1999 р.
Терміни зберігання НТД обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.
Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.
Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.
2.10. Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має термін зберігання "постійно" або позначку "ЕПК", за будь-яким відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності, включається до складу НАФ, або знищується після її практичного використання.
2.11. Терміни зберігання документів, визначенівцьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Підвищення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
2.12. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють терміни зберігання документів.
Примітка "На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях" уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.
В інших примітках зазначаються ознакивиділенняпевних різновидів документів або конкретних документів,терміни зберігання яких відрізняються від указаних у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" конкретизує терміни зберігання бухгалтерської документації.
Примітки "Післязакінчення строку дії договору", "Після затвердження", "Після заміни новими", "Після зняття виробів з виробництва","Післявведення об'єкта в експлуатацію" тощо вказують, що обчислення терміну, вказаного в 3-й та 4-й графах Переліку, здійснюється з указаного моменту.
2.13. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких конкретних видів документів, означає, що частина таких документів може мати наукове і історико-культурнезначенняі,після проведення експертизи їх цінності, повинна включатися до складу НАФ.
2.14. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів і їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.
3.1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) та Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 ( 853-95-п ), організації створюють ЕК для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на затвердження ЕПК відповідних державних архівних установ.
У своїй діяльності ЕК керуються Конституцією ( 254к/96-ВР ) і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, КабінетуМіністрівУкраїнитаіншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керуються правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України.
До складу ЕК, який затверджується керівником організації, включаються керівники діловодної служби і архівного підрозділу організації, досвідчені працівники її структурних підрозділів і фахівцівідповідної державної архівної установи. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника організації, а секретарем - керівник архівного підрозділу.
3.2. Основними завданнями ЕК відповідно до Типового положення про неї, затвердженого наказом Головархіву від 13 березня 1996 р. № 9 ( z0173-96 ) і зареєстрованого Міністерством юстиції України 10 квітня 1996 р. за № 173/1198, є розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на погодження в установленому порядку описів документів, віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, актів про вилучення документів, не віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, переліків проектів, проблем (тем) науково-технічної документації, віднесеної до НАФ.
3.3. Відповідно до Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства,установиі організації, затвердженого наказом Головархіву від16жовтня1995 р. № 47 ( z0393-95 ) і зареєстрованого Міністерством юстиції України 1 листопада 1995 р. за № 393/929, документи, терміни зберігання яких визначено Переліком "постійно", підлягають включенню до складу НАФ і передаються у відповідні архівні установи в такі строки:
Терміни тимчасовогозберіганнядокументівв архівних підрозділахорганізацій можуть бути змінені з дозволу тієї архівної установи, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.
3.4. Документи, відібрані експертизою їх цінності для включення до складу НАФ, описуються відповідно до чинних правил.
Після затвердження описів документів НАФ організації-фондоутворювачу дозволяється знищення документів з тимчасовими термінами зберігання за період часу, що відповідає затвердженим описам.
3.5. Знищення документів тимчасового зберігання проводиться за актами, які погоджуються ЕПК відповідних архівних установ.
Державні архівні установи перевіряють правильність відбору документів до складу НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійногозберіганнядокументів, відібраних на тимчасове зберігання або до знищення.
3.6. Організації, в яких не створюються документиНАФ, знищують їх, якщо практична потреба в них відпала й терміни їх зберігання за цим Переліком вичерпані, за погодженням з державними архівними установами.
3.7. Відібрані до знищення та включені до відповідних актів документи передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здавання документів оформляється приймально-здавальними накладними.
3.8. Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених цим Переліком термінів зберігання документів є незаконними і спричиняють відповідальність згідно з чинним законодавством.
3.9. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Головархів України та уповноважені ним державні архівні установи.
3.10. Із введенням у дію цього Переліку "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомствидругихучреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р., не застосовується на території України.
У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать Переліку типових документів.
Повний текст Переліку в форматі RTF+ZIP (275 KB)
Головна сторінка | Архів новин | Архіви в світі | Корисні посилання | Контакти | Карта порталу
Copyright © 2024 - Державна архівна служба України
Всі права застережені
Вебмайстер: webmaster@arch.gov.ua