4. Звітність державних архівних установ про НДМР

4.1. Звітність архівних установ

Держкомархів, УНДІАСД, ЦДА, ДА при РМ Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, м. Києва та Севастополя складають звіти про виконання плану НДМР та про виконання плану науково-видавничої роботи за рік.

Звіт про виконання плану НДМР має форму таблиці (додаток 7). У графі 1 вказується валова нумерація показників індекс теми; в графі 2 - назва теми, строк (місяць) виконання, номер державної реєстрації; в графі 3 - результат виконаної роботи та її обсяг у друкованих аркушах; у графі 4 - у звіті Держкомархіву, вказуються головна організація та архівні установи-співвиконавці, у звітах інших державних архівних установ - прізвища керівника теми та виконавців; у графі 5 - виконавці та співвиконавці теми.

Періодичність звітності з НДМР відповідає, як правило, періодичності планування. Послідовність інформації у звіті відповідає структурі плану НДМР. Відомості про позапланові теми та завдання подаються в кінці розділів звіту.

В разі необхідності до звіту додається пояснювальна записка.

Звіт про виконання плану науково-видавничої роботи складається у формі таблиці (додаток 8).

УДНДІАСД подає також звіт про наукову діяльність інституту за рік (додаток 9) у текстовій формі.

Структура тексту може уточнюватися та доповнюватися.

Звіти підписуються керівником архівної установи, засвідчуються печаткою і надсилаються до Держкомархіву до 5 січня наступного року.

Звітність УНДІАСД за рік, крім звітів інституту, передбачає складання плану-звіту структурного підрозділу та плану-звіту наукового співробітника.

Структурний підрозділ звітує з науково-дослідної, методичної та організаційної роботи за півроку та рік на підставі відповідного річного плану-звіту (додаток 5).

План-звіт складається керівником структурного підрозділу до 25 грудня на підставі планів-звітів співробітників та затверджується директором інституту.

План-звіт роботи структурного підрозділу за рік супроводжується коротким текстовим додатком, у якому подають відомості про кількість розроблених тем, стислі анотації завершених тем НДМР та пропозиції щодо їх впровадження; вказується кількість здійснених відряджень та оцінюється їхня ефективність.

Науковий співробітник звітує про науково-дослідну, методичну та організаційну роботу щоквартально на підставі плану-звіту роботи на рік (додаток 6).

Відомості про виконання плану включають до плану-звіту до 25 числа останнього місяця кварталу. Звіт подається керівникові структурного підрозділу.

Річний план-звіт складається та підписується співробітником і затверджується керівником структурного підрозділу до 25 грудня.

4.2. Приймання результатів наукових досліджень

Результати наукових досліджень галузевого значення з проблем архівознавства, документознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки, в тому числі й виконаних за зведеним замовленням, розглядає Наукова та Редакційно-видавнича ради Держкомархіву, проекти методичних посібників - Методична комісія Держкомархіву. Результати наукових досліджень з питань комплектування державних архівів та експертизи цінності документів розглядає Центральна експертно-перевірна комісія.

Після завершення дослідження керівник теми (чи координатор - за його дорученням) подає на ім'я голови відповідного органу такі документи:

Розгляд результатів досліджень з питань комплектування державних архівів та експертизи цінності документів організовує відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву, розгляд результатів наукових досліджень з інших проблем та проектів методичних посібників - організаційно-аналітичний відділ Держкомархіву, в двотижневий строк від дня подання документів.

До розгляду поданих матеріалів можуть бути залучені представники профільних відділів Держкомархіву та зацікавлених архівних установ, які не є членами дорадчих органів Держкомархіву.

Відповідно до рішення, прийнятого Науковою та Редакційно-видавничою радами, Методичною комісією чи Центральною експертно-перевірною комісією, організаційно-аналітичний відділ разом із виконавцем теми у двотижневий строк складає акт приймання результатів НДМР (додаток 10) і подає його на затвердження голові Держкомархіву. Акт складається у трьох примірниках: перший залишається в організаційно-аналітичному відділі Держкомархіву, другий передається виконавцеві теми, третій - замовнику. Тема вважається завершеною після затвердження акта.

Результати наукових досліджень (монографії, збірники наукових праць тощо), передбачених науково-видавничим планом Держкомархіву, рекомендує до друку Редакційно-видавнича рада Держкомархіву; методичні посібники - Методична комісія Держкомархіву. Видання рекомендованих до друку результатів НДМР організовує Держкомархів.

У разі рішення Наукової та Редакційно-видавничої ради, Методичної комісії чи ЦЕПК про необхідність доопрацювання поданих матеріалів, робота повертається виконавцеві разом із витягом з протоколу засідання науково-дорадчого органу. Після доопрацювання проект повторно передається на розгляд Наукової та Редакційно-видавничої ради, Методичної комісії чи ЦЕПК з довідкою про доопрацювання.

5. Впровадження результатів наукових досліджень

5.1. Загальні поняття

Впровадження - це важливий етап НДМР архівної установи, що здійснюється комплексом організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на забезпечення повного або часткового використання у практичній діяльності пропозицій та рекомендацій, отриманих у ході наукового дослідження і метою якого є одержання позитивного практичного ефекту.

Впровадженню підлягають усі нормативні документи та методичні посібники, необхідні для діяльності державних архівних установ, підготовлені будь-якою установою і затверджені у встановленому порядку.

Впровадження результатів наукових досліджень буває експериментальним і практичним. Експериментальне (дослідне) впровадження здійснюється на стадії розроблення теми і є одним з його етапів.

Практичне впровадження - це повне або часткове використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівних установ.

Залежно від кінцевого результату дослідження розрізняють такі форми впровадження:

5.2. Організація та порядок впровадження

Організаційним та координаційним центром галузі з питань впровадження результатів наукових досліджень є Держкомархів.

Результати наукових досліджень впроваджують у практику роботи архівних установ всіх рівнів згідно з річним планом.

План впровадження результатів наукових досліджень і методичних розробок складається УНДІАСД, ЦДА, ДА при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державними архівами областей, міст Києва та Севастополя.

До плану впровадження включають завершені науково-дослідні та методичні розробки, враховуючи всі форми впровадження. Назви розробок розміщують у плані впровадження у послідовності, аналогічній тексту плану НДМР.

План має форму таблиці (додаток 11).

За необхідності до плану складають стислу пояснювальну записку.

План підписує укладач і затверджує керівник архівної установи.

План складається щорічно до 30 грудня та направляється разом з іншими плановими документами до Держкомархіву до 5 січня.

Експериментальне (дослідне) впровадження передбачається планом НДМР архівної установи як етап розроблення теми, його проведення узгоджується з Держкомархівом та установою, зацікавленою у впровадженні розробки. Про результати експериментального впровадження керівник теми і представник установи складають акт.

Архівна установа-розробник здійснює методичне забезпечення та авторський нагляд за впровадженням розробок на всіх етапах, надає установам, що впроваджують, консультативно-методичну допомогу, за необхідності організовує семінари, наради, практичні заняття, де пояснюються основні положення впроваджуваних робіт, визначаються сфери застосування і можливості використання розробки, необхідні заходи щодо організації праці. Аналогічні наради, семінари, консультації проводяться і для співробітників зацікавлених відомств.

5.3. Оформлення результатів впровадження

Результати впровадження відбиваються у річному звіті архівної установи про виконання плану впровадження результатів наукових досліджень і методичних розробок. Звіт складається УНДІАСД, ЦДА, ДА при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державними архівами областей, мм. Києва та Севастополя.

Звіт має форму таблиці (додаток 12).

Структура тексту звіту відповідає структурі тексту плану впровадження результатів наукових досліджень і методичних розробок. Звіт, підписаний керівником архівної установи, засвідчується печаткою та направляється до Держкомархіву до 5 січня.

Наукові дослідження у галузі архівознавства та документознавства, як правило, не мають прямого економічного ефекту, тому показником ефективності таких робіт є ступінь їхнього впливу на розвиток архівної справи, підвищення наукового рівня виконуваних робіт.


Додаток № 1


Карта замовлення


(назва державної архівної установи)


на розроблення наукової теми
на ______________ рік



з/п
Назва теми, очікуваний результат Обгрунтування необхідності розроблення теми Термін виконання теми Можливий розробок Можливість взяти участь в розробці
Так Ні
виконавець співвиконавець
1 2 3 4 5 6 7 8


Додаток № 2


Назва
державної архівної установи
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник державної архівної установи
_____________ № __________________
__________________________________
(місце складання)
__________________________________
(підпис)   (ініціали, прізвище)

План
науково-дослідної та методичної роботи на рік

Індекс виду роботи Назва теми, дослідження, кінцевий результат, обсяг, термін виконання, № державної реєстрації Етап дослідження, результат та обсяг у поточному році Термін виконання у поточному році Головна організація, керівник теми, координатор та виконавці Співвиконавці
1 2 3 4 5 6
1 Наукова-дослідна робота        
1.1 Загальні методологічні та теоретичні дослідження, історія архівної справи        
1.2 Архівознавство        
1.2.1 Забезпечення збереженності та державний облік документів НАФ        
1.2.2 Наукова-довідковий апарат до документів НАФ        
1.2.3 Формування НАФ, експертиза цінності документів        
1.2.4 Користування документами та їх публікація, організація наукової інформації        
1.2.5 Управління, економіка, організація праці в архівних установах        
1.2.6 Автоматизація архівної справи        
1.3 Археографія        
1.4 Документознавство        
2 Наукова-методична робота        
2.1 Архівознавство        
2.1.1 Забезпечення збереженості і державний облік документів НАФ        
2.1.2 Науково-довідковий апарат до документів НАФ        
2.1.3 Формування НАФ, експертиза цінності документів        
2.1.4 Користування документами та їхня публікація, організація наукової інформації        
2.1.5 Управління, економіуа, організація праці в архівних установах        
2.2 Археографія        
2.3 Документознавство        

Посада укладача       (підпис)       (ініціали, прізвище)



Додаток № 3


Назва
державної архівної установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник державної архівної установи
_____________ № __________________
__________________________________
(місце складання)
__________________________________
(підпис)   (ініціали, прізвище)

План
науково-видавничої роботи на рік


з/п
Назва, вид видання.
Номер державної реєстрації
Обсяг у друк. арк. Головна організація, відповідальний виконавець, співвиконавці Рік завершення підготовки
1 2 3 4 5
1 Документальні публікації      
2 Довідково-інформаційні видання      
3 Праці конференцій, семінарів, нарад      
4 Періодичні видання      
5 Інші видання      

Посада укладача       (підпис)       (ініціали, прізвище)


Пояснення щодо складання плану науково-видавничої роботи

План складається у формі таблиці.

В графі 1 вказується валова нумерація назв, видів видань;

в графі 2 - назва та вид видання (монографія, збірник наукових праць, інструкція, методичний посібник та ін., номер державної реєстрації видання);

в графі 3 - обсяг видання у друкованих аркушах;

в графі 4 - назва головної організації й організацій-співвиконавців, прізвище відповідального виконавця;

в графі 5 - рік завершення підготовки рукопису видання.

Заплановані видання розміщуються в розділах плану за структурою його форми; видання, які виходять за межі розділів, перелічуються в кінці плану.

В разі необхідності до плану складається стисла пояснювальна записка.


Додаток № 4


Державний комітет архівів
України
____________________________

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор УНДІАСД
Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства
_____________ № __________________
__________________________________
м.Київ
__________________________________
(підпис)   (ініціали, прізвище)

План-звіт
організаційної роботи інституту
на півріччя


з/п
Назви заходів Термін виконання Виконавець Відмітка про виконання
1 2 3 4 5
1 Робота дирекції (підготовка матеріалів, проведення засідань, контроль виконання рішень)      
2 Робота вченої ради (підготовка матеріалів, проведення засідань, контроль виконання рішень)      
3 Організаційні заходи (розроблення, уточнення положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій, штатних розписів; керівництво і контроль за роботою. Підбиття підсумків роботи. Підготовка доповідей за підсумками роботи інституту)      
4 Виконання наказів і доручень Держархіву України      
5 Організація та проведення наукових конференцій, семінарів, нарад; підготовка текстів доповідей і повідомлень      
6 Науково-технічна інформація в галузі архівознавства та документознавства. Формування та використання довідково-інформаційного фонду. Організація виставок, теле-, радіопередач; узагальнення та пропаганда кращого досвіду роботи державних архівних установ      
7 Складання планів, облік роботи; проведення економічного аналізу діяльності інституту      
8 Наукові відрядження      
9 Робота з кадрами (організація роботи конкурсної комісії щодо заміщення вакантних посад; керівництво стажування співробітників державних архівів, проведення службових нарад)      
10 Вирішення адміністративно-господарчих питань (капітальний і поточний ремонт, технічне оснащення, фінансові питання, охорона праці та техніка безпеки, протипожежна охорона та ін.)      

Посада укладача       (підпис)       (ініціали, прізвище)


Додаток № 5


Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор УНДІАСД
__________________________________
(назва структурного підрозділу)
__________________________________
(підпис)   (ініціали, прізвище)
_____________ № __________________
м.Київ

План-звіт
роботи структурного підрозділу на рік



з/п
Назви теми дослідження, кінцевий результат, обсяг, термін виконання, номер державної реєстрації Етап дослідження, результат та обсяг у поточному році Термін виконання у поточному році Керівник теми, виконавці Відомості про виконання
1 2 3 4 5 6

Посада укладача       (підпис)       (ініціали, прізвище)


Додаток № 6


Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор УНДІАСД
__________________________________
(назва структурного підрозділу)
__________________________________
(підпис)   (ініціали, прізвище)
_____________ № __________________
м.Київ

План-звіт
роботи структурного підрозділу на рік



з/п
Найменування теми (етапу) дослідження, результат, номер державної реєстрації, інші завдання, термін виконання Обсяг в друкованих аркушах заплановано/виконано Пояснення
рік I кв. II кв. III кв. IV кв.
1 2 3 4 5 6 7 8

Посада укладача       (підпис)       (ініціали, прізвище)


Додаток № 7


Назва
державної архівної установи

_____________ № __________________
_________________________________
місце складання

Звіт
про виконання плану науково-дослідної та методичної роботи за рік


№ з/п
індекс виду роботи
Назва теми дослідження, термін виконання, номер державної реєстрації Результат та обсяг виконаної роботи за звітний період Головна організація, керівник теми, координатор та виконавці Співвиконавці
1 2 3 4 5

Посада укладача       (підпис)       (ініціали, прізвище)


Додаток № 8


Назва
державної архівної установи

_____________ № __________________
__________________________________
місце складання

Звіт
про виконання плану науково-видавничої роботи за рік



з/п
Назва вид видання, № державної реєстрації видання Обсяг у друк.арк. Головна організація, відповідальний виконавець, співвиконавці Термін завершення підготовки Пояснення
1 2 3 4 5 6

Керівник
державної архівної установи         (підпис)         (ініціали, прізвище)


Додаток № 9


Державний комітет архівів
України

Український державний науково-дослідний
інститут архівної справи та
документознавства

_____________ № __________________
м.Київ

Звіт про наукову діяльність інституту за рік

Структура тексту
  1. Вступ. Структура та науковий потенціал інституту, напрямки наукової діяльності інституту і загальна оцінка його діяльності (премії, нагороди).
  2. Найважливіші досягнення в галузі архівознавства та документознавства.
  3. Характеристика тематики й обсягу виконуваних НДР.
  4. Виконання державних науково-технічних програм.
  5. Виконання міждержавних науково-технічних програм.
  6. Виконання досліджень і розробок за договорами.
  7. Впровадження результатів досліджень у галузі архівознавства та документознавства.
  8. Координація наукової діяльності.
  9. Видавнича діяльність.
  10. Робота вченої ради, дирекції.
  11. Наукові конференції, семінари, наради.
  12. Міжнародні зв'язки інституту.
  13. Використання нових форм організації досліджень.
  14. Робота з кадрами, підготовка наукових кадрів.
  15. Матеріально-технічне та фінансове забезпечення.
  16. Висновки.

Директор інституту         (підпис)         (ініціали, прізвище)


Додаток № 10


ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Держкомархіву України

_______________________________
(підпис)  (ініціали, прізвище)

_______________________________
(дата)

АКТ

завдання-приймання Держкомархівом України
результатів науково-дослідної роботи виконаної

________________________________________
(назва архівної установи)

________________________________________
(назва теми та кінцевий результат її розробки)

від _______________ р.

Ми, що нижче підписалися, представник архівної установи, з одної сторони

____________________________________________________________________
(назва архівної установи, посада, прізвище, ініціали)

і представник Держкомархіву, з другої сторони _____________________________
(посада, прізвище, ініціали)

склали цей акт про те, що на підставі рішення Методичної комісії Держкомархіву України від __________________ (дата засідання комісії) результати дослідження

________________________________________________________________________
(назва роботи)

відповідають ____________________________________________________________
(назва організаційно-методичного документа, дати)

і в належному порядку оформлені.

Розробка _____________________________________________________________
(назва розробки)

підготовлена на належному якісному рівні

________________________________________________________________________
(коротка характеристика якостей розробки)

і може бути використана в роботі архівних установ. Держкомархів України приймає _______________________________________________
(назва розробки)

і вважає за можливе видання (тиражування) і подальше використання

Роботу здав від виконавця    (посада, назва архівної установи, прізвище, ініціали)    (підпис)

Роботу прийняв від Держкомархіву України    (посада, прізвище, ініціали)    (підпис)


Додаток № 11


Назва
державної архівної установи
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник державної архівної установи
_____________ № __________________
__________________________________
(місце складання)
__________________________________
(підпис)   (ініціали, прізвище)

План
впровадження наукових і методичних розробок на рік


№ з/п
індекс виду роботи
Індекс розробки Назва теми розробки, номер державної реєстрації Роки Перелік установ, які впроваджують наукові і методичні розробки Відповідальний виконавець Очікуваний ефект від впровадження
Початок впровадження Звершення впровадження
1 2 3 4 5 6 7 8

Посада укладача       (підпис)       (ініціали, прізвище)


Додаток № 12


Назва
державної архівної установи

_____________ № __________________
__________________________________
місце складання

Звіт
про виконання плану впровадження
наукових і методичних розробок за рік



з/п
Індекс розробки Назва теми розробки, № державної реєстрації теми Перелік установ, які впроваджували розробку Відповідальний виконавець Ефект від впровадження розробки
1 2 3 4 5 6

Керівник
державної архівної установи         (підпис)         (ініціали, прізвище)

На початок
На початок