Вступ

Науково-дослідна робота визнана Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (ст. 2) важливою функцією державних архівних установ. Розвиток архівної справи на науково обґрунтованих засадах, системна комп'ютеризація архівних технологій, розширення номенклатури інформаційних продуктів та послуг сприятиме виходу української архівістики на світовий рівень, інтеграції до спільного європейського інформаційного простору.

Постійне вдосконалення науково-дослідної та методичної роботи (далі - НДМР) архівних установ передусім залежить від раціональної її організації. Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів науково-дослідних робіт, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію наукової діяльності, організацію її інформаційного забезпечення, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт і поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів науково-дослідних робіт та впровадження їх у практичну діяльність.

Державні архівні установи мають різні завдання і функції в царині науково-дослідної роботи. Згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (ст. 7) управління архівною справою (в тому числі й розвитком НДМР) здійснює Державний комітет архівів України, центральні державні архіви (ст. 8) є науково-методичними центрами у галузі архівної справи, державні архівиобластей (ст. 11) - регіональними науково-методичними центрами з питань архівної справи. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД) як науково-дослідна установа проводить дослідження теоретичних і методичних проблем архівознавства, документознавства, археографії, фізико-хімічних та біологічних умов зберігання документів; надає науково-методичну допомогу з питань архівної справи та діловодства; організовує оперативну інформацію із зазначених проблем для державних архівних установ.

Дане видання визначає основні засади організації НДМР на підставі вивчення і узагальнення досвіду роботи державних архівних установ України. Посібник призначений для державних архівних установ, підпорядкованих Державному комітету архівів України, що не виключає використання його іншими архівними установами.


1. Науково-дослідна та методична робота:
завдання, зміст, форми

1.1. Поняття про науково-дослідну роботу в галузі архівної справи

З метою удосконалення архівної справи на наукових засадах, раціоналізації праці архівістів та ефективного виконання своїх основних завдань і функцій державні архівні установи здійснюють (або беруть участь як співвиконавці) наукові дослідження та методичну роботу в галузі архівознавства, археографії, документознавства, джерелознавства, дипломатики, історії державних установ і громадських об'єднань, історичної географії, палеографії, сфрагістики та інших спеціальних галузей історичної науки; а також - природничих, економічних, юридичних, технічних наук із проблем, пов'язаних з архівним будівництвом. Архівні установи згідно зі специфікою їхньої діяльності розробляють теоретичні та методичні питання, ведуть термінографічні дослідження в названих галузях історичної науки, вивчають проблеми класифікації та систематизації документів і документної інформації. Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку архівних довідників з метою задоволення потреб суспільства у повноцінній та неупередженій ретроспективній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність. Підготовка і проведення наукових конференцій, семінарів сприяє апробації результатів наукових досліджень, вирішенню актуальних проблем, залученню до каналів масової та наукової комунікації архівної інформації.

Науково-дослідна робота державних архівних установ (НДР) - це здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, покликаних забезпечувати дальше удосконалення архівної справи та організації діловодства.

Основними формами НДР державних архівних установ є:

Згідно з загальнонауковою класифікацією, НДР охоплює розроблення теоретичних і прикладних проблем, створення наукових розробок, необхідною умовою і підґрунтям яких є глибокий аналіз української та зарубіжної теорії і практики архівної справи, вивчення здобутків інших наукових дисциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.

Теоретичнi дослідження мають перспективний характер, проводяться з метою створення теоретичної бази з конкретних проблем архівознавства, документознавства та інших спеціальних галузей ісформулюють висновки. Теоретичні дослідження у галузі архівної справи в Україні здійснюють УНДІАСД, Інститут української археографії та джерелознавства ім. М.С. Грушевського НАН України, Інститут архівознавства та Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського, центральні державні архіви.

Прикладнi дослідження передбачають використання теоретичних положень та досвіду роботи для вирішення актуальних питань архівного будівництва й спрямовані на вирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних установ за допомогою наукових методик. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки і технології тощо) викладаються у вигляді: а) нормативних документів; б) науково-методичних посібників; в) науково-інформаційних видань; г) електронних баз даних. Прикладні дослідження проводять усі державні архівні установи.

Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними установами України, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку задля забезпечення у масштабах держави інформацією про планові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних галузей знань і практичної діяльності. Це уможливлює проведення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану та окреслення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперування та співпраці з розробниками на основі реєстраційної інформації, а також використання результатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у даному інформаційному органі чи безпосередньо у виконавця.

Державну реєстрацію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт, дисертацій, а також підготовку і видачу в установленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформації проводить Український інститут науково-технічної та економічної інформації (УкрІНТЕІ).

"Порядок державної реєстрації та обліку відкритих науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт і дисертацій", розроблений на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 31.03.92 № 162 "Про державну реєстрацію науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт і дисертацій", затверджено наказом Міністерства України у справах науки і технологій № 173 від 9 червня 1998 р. Порядок визначає вимоги щодо організації робіт з державної реєстрації та обліку відкритих (несекретних) науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт і дисертацій та вимоги до поширення відповідної інформації.

Обов'язковій реєстрації підлягають розроблювані архівними установами:

Не підлягають реєстрації планові теми з підготовки виробничо-практичних видань (інструкцій, методичних рекомендацій, практичних посібників, схем класифікацій тощо).

Головною умовою підвищення ефективності науково-теоретичного рівня наукових досліджень і методичних розробок, своєчасного їх виконання є організація інформаційного забезпечення НДМР. Його здійснює служба науково-технічної інформації (СНТІ) державного архіву, яка є складовою частиною галузевої служби НТІ з проблем архівної справи та документознавства. Центральним галузевим органом СНТІ є Галузевий центр науково-технічної інформації, а його основною інформаційною базою - довідково-інформаційний фонд (ДІФ).

Необхідними умовами організації інформаційного забезпечення НДМР є:

Інформаційне забезпечення виконання перспективних і поточних планів НДМР здійснюється на всіх етапах проведення НДМР. Плани інформаційного забезпечення та довідково-інформаційного обслуговування НДМР служба НТІ розробляє на підставі вивчення тематики науково-дослідних та методичних робіт, інформаційних потреб і запитів абонентів.

Важливою ланкою НДР є підготовка і проведення наукових конференцій, нарад, семінарів, читань, круглих столів та ін. Такі форми НДР сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, уможливлюють всебічне опанування ними методами наукових досліджень. Запорукою успіху наукових заходів є детально розроблена проблематика конференцій, нарад, семінарів, круглих столів тощо; тематика доповідей; своєчасне інформування зацікавлених організацій і установ про її проведення, визначення складу оргкомітету, його планомірна і злагоджена робота. Оргкомітети розробляють програму і тематику виступів, своєчасно інформують зацікавлені організації та установи про її проведення; розглядають прийняті підсумкові рекомендації та направляють їх установам, від яких залежить використання рекомендацій у народному господарстві.

Заявки про участь у роботі конференцКонференції, семінари, наради та інші наукові заходи з актуальних проблем архівної справи проводяться державними архівними установами за узгодженням з Держкомархівом України у відповідності з планами НДР та планом науково-організаційної роботи УНДІАСД.

Для наукових заходів, що проводяться державними архівними установами, обов'язкова реєстрація в УкрІНТЕІ. Строк подання заявки на реєстрацію - не пізніше чотирьох місяців до запропонованого оргкомітетом останнього дня подання заявок на участь у відповідному заході.

Для правильної постановки науково-дослідної роботи, її організації і методичного забезпечення суттєве значення мають інструктивні наради, семінари, збори установ-співвиконавців конкретної наукової теми. На таких зібраннях визначають актуальність кожної з розроблюваних тем, роз'яснюють завдання і методику виконання досліджень.

1.2. Завдання, зміст і форми методичної роботи

Методична робота державних архівів (МР) - це розроблення і вдосконалення архівних технологій та впровадження їх у практику роботи. МР спрямована на створення раціональних прийомів та методів конкретних робіт й ведеться на основі результатів наукових досліджень і узагальнення досвіду практичної діяльності.

МР здійснюють усі державні архіви.

Основними формами МР є:

Державні архіви створюють методичні посібники на основі нормативних і методичних документів Держкомархіву України, наукових розробок УНДІАСД та ЦДА. Видами методичних посібників є інструкції (в т. ч. робочі інструкції), методичні рекомендації, методичні вказівки, пам'ятки, схеми класифікації документної інформації, методичні листи, номенклатури справ, історичні довідки до фондів тощо.

Інструкція регламентує порядок виконання роботи, визначає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. До робочої інструкції, як правило, складають розрахункову частину, в якій визначається обсяг кожного виду робіт, норми виробітку і бюджет часу; додають довідки, схеми, таблиці.

Методичні вказівки за своєю формою і призначенням подібні до інструкцій, але більшою мірою орієнтовані на вирішення організаційних питань. До методичних вказівок можуть додаватися форми документів, переліки тощо.

Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і для міжгалузевого (зовнішнього) використання. У таких посібниках висвітлюють ефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних (та інших) установ.

Пам'ятка містить детальне описання окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документа.

Схема класифікації документної інформації є методичним посібником для систематизації документної інформації в систематичних архівних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що має задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового.

Методичні листи розробляють з конкретних питань з метою пояснення необхідності проведення певного виду роботи.

Номенклатури справ - це систематизований і проінїх зберігання, затверджений у встановленому порядку. Розрізняють три види номенклатури справ: типова, примірна, індивідуальна. Для кожної установи обов'язково слід мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документів за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Історична довідка до фонду містить відомості з історії (біографії) фондоутворювача, його документального та архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та науково-довідкового апарату до нього. В залежності від призначення історичні довідки мають різний ступінь деталізації.

Методичні посібники конкретизують загальні методичні положення і визначають особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів. У посібнику визначаються мета, основні завдання, методи і послідовність проведення робіт (з конкретними прикладами), за необхідності - способи впровадження та очікуваний ефект. У посібниках може подаватись розрахункова частина, в якій фіксують обсяг і види роботи, одиниці виміру, затрати робочого часу, строки проведення кожного виду робіт тощо. Структура методичного посібника переважно стала і включає назву, анотацію, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури, додатки (за потреби). Методичні посібники мають задовольняти такі вимоги: чіткість формулювань, використання унормованої термінології, відсутність повторів і загальних міркувань.

Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до МР є методичні семінари, наради, до участі в яких, як правило, залучаються всі фахівці державної архівної установи. Кожний учасник обирає та опрацьовує питання, пов'язане з профілем його роботи, і виступає на засіданні з доповіддю чи повідомленням. На засіданнях семінару, нарадах, куди можуть бути запрошені співробітники інших установ, обговорюють актуальні проблеми методичного забезпечення роботи державних архівних установ.

Необхідною формою МР є вивчення і узагальнення передового досвіду. Обмін досвідом роботи можливий як безпосередньо в архівній установі, так і між архівними установами. Вивчення досвіду має кілька форм: спеціальні наради з обміну досвідом з конкретних видів робіт; тематичні семінари; зональні (кущові) зустрічі працівників архівних установ певних регіонів; семінари-навчання начальників архівних відділів, керівників міськархівів; ознайомлення із зарубіжною архівною практикою; систематичне опрацювання професійної літератури та журналів.

ЦДА та ДА областей є відповідно центральними та регіональними науково-методичними центрами з питань архівної справи - тобто установами, які ведуть науково-дослідну і методичну роботу з профільних питань.

Виконання державними архівами функцій науково-методичних центрів передбачає: координацію роботи з науково-дослідних робіт їхньої компетенції, підготовку збірників документів і довідників про склад і зміст профільних архіву документів; організацію методичної та консультативної допомоги установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи; вивчення методичної забезпеченості головних напрямів роботи; участь у підготовці та впровадженні нормативних і методичних документів галузевого значення; узагальнення і поширення передового досвіду роботи; організацію стажування працівників архівів за різними напрямами робіт, поширення передового досвіду; проведення методичних нарад, семінарів за участю працівників інших архівів.

1.3. Науково-дорадчі органи державних архівних установ

Для обговорення питань організації, основних напрямів та результатів НДМР у державних архівних установах створюють науково-дорадчі органи. В Державному комітеті архівів України з цією метою функціонують Наукова рада, Редакційно-видавнича рада, Методична комісія; в галузевих науково-дослідних установах - вчена рада, у державних архівах - науково-методична рада. Ці науково-дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень, науково-видавничої та науково-організаційної роботи, вирішенні актуальних питань архівного будівництва. У роботі науково-дорадчих органів державних архівних установ, крім працівників цих установ, можуть брати участь представники наукових установ і вищих навчальних закладів. Положення про Наукову та Редакційно-видавничу ради і Методичну комісію Держкомархіву затверджуються наказом Держкомархіву, положення про вчену раду УНДІАСД та її персональний склад - наказом директора інституту, положення про науково-методичну раду державного архіву та її персональний склад - наказом директора архіву.

До компетенції Наукової ради Держкомархіву входить розгляд питань удосконалення законодавства України в галузі архівної справи та діловодства; визначення основних напрямів наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки; аналізу діяльності державних архівів як науково-методичних центрів з питань архівної справи; перспективне планування науково-дослідної, методичної роботи державних архівних установ; міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства, документознавства, археографії; економічних аспектів діяльності державних архівних установ; вироблення концептуальних засад підготовки навчальних посібників, навчальних програм з архівознавчих і документознавчих дисциплін; використання архівної інформації; організації наукового співробітництва з іншими (у тому числі зарубіжними) архівними установами; висування профільних наукових праць на здобуття державних і галузевих нагород.

Редакційно-видавнича рада Держкомархіву розглядає поточні та річні плани науково-видавничої роботи архівних установ України; питання рекомендації до друку та публікації рукописів збірників архівних документів, путівників, каталогів, описів та інших архівних довідників про склад і зміст Національного архівного фонду, документальних публікацій, продовжуваних видань, а також іншої наукової, науково-популярної, навчальної, довідкової і рекламно-інформаційної літератури.

Методична комісія Держкомархіву є дорадчим органом для розгляду проектів нормативних і методичних документів з архівної справи, діловодства та інших питань діяльності архівних установ. Комісія розглядає проекти нормативно-правових актів та актів нормативного порядку, що підлягають державній реєстрації; наукових звітів, правил, концепцій, положень, методичних рекомендацій та інших методичних розробок УНДІАСД, методичних документів загальногалузевого та міжгалузевого значення, розроблених державними архівними установами тощо.

Вчена рада УНДІАСД розглядає основні напрями і проблематику наукових досліджень інституту, проекти перспективних і річних планів НДМР, науково-видавничої та організаційної роботи інституту, проміжні та кінцеві результати виконання НДМР, а також питання, пов'язані з підготовкою та підвищенням кваліфікації наукових кадрів, конкурсним заміщенням вакантних посад, висуненням співробітників інституту на здобуття державних і галузевих премій та стипендій, клопотанням перед ВАК України про присвоєння вченого звання старшого наукового співробітника, про рекомендацію до аспірантури; затверджує теми дисертаційних робіт співробітників інституту; обговорює наукові доповіді з профілю роботи інституту.

Положення про науково-методичні ради державних архівів складається на основі примірного положення, затвердженого Держкомархівом. Основні завдання рад полягають у визначенні перспективних проблем наукової і методичної роботи з усіх напрямів діяльності державних архівів, розгляді та оцінці результатів цієї роботи, питань впровадження передового досвіду роботи державних архівів та нормативно-методичних посібників, сприянні підвищенню якості усіх видів архівних робітпідсумкові звіти про розроблення науково-дослідних тем; обговорюють інформацію про їхнє виконання, виносять рішення за результатами виконаних досліджень; впровадження в практику роботи архівних установ закінчених розробок; висувають на конкурс науково-методичні розробки, збірники документів; затверджують експозиційні плани документальних виставок.

При науково-дорадчих органах державних архівних установ за необхідності можуть створюватися комісії, групи консультантів, рецензентів.


2. Планування НДМР

2.1. Загальні поняття

Планування НДМР - це розроблення планів виконання науково-дослідних, методичних тем, підготовки нормативної документації, спрямоване на вирішення завдань, поставлених перед архівною установою, а також на своєчасне забезпечення виконання науково-дослідних і методичних робіт трудовими, фінансовими та матеріально-технічними ресурсами. План визначає порядок виконання НДМР. Планування НДМР має дві форми: а) перспективне; б) поточне (річне).

Перспективний план визначає основні напрями наукових досліджень на тривалий період із зазначенням строків виконання завдань за роками і забезпечує безперервність планування.

Річний план - це конкретна програма робіт у межах одного року, котра базується на перспективному плані й становить собою його складову частину. Планування НДМР у різних державних архівних установах має свою специфіку.

2.2. Перспективне планування

Перспективне планування НДМР здійснює Держкомархів шляхом розроблення основних напрямів розвитку архівознавства, документознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки, дослідження з яких проводять державні архівні установи. Основні напрями розробляє й обґрунтовує спеціальна робоча комісія (група), створена зі спеціалістів Держкомархіву, УНДІАСД, ЦДА України на підставі вказівок Держкомархіву з врахуванням пропозицій архівних установ. Цей документ визначає концепцію науково-технічного розвитку галузі на певний період, послідовність і строки вирішення намічених проблем і тем, відповідальних виконавців. Після обговорення на засіданні Наукової ради Держкомархіву основні напрями затверджує колегія Держкомархіву України. Після затвердження документ надсилається до архівних установ для керівництва в роботі як основа для планування НДМР УНДІАСД, ЦДА України, ДА при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівів областей, мм. Києва і Севастополя.

2.3. Річне планування

Річне планування НДМР сприяє раціональній організації роботи колективу архівної установи в цілому, всіх структурних підрозділів і співробітників на плановий рік.

Плани НДМР на рік складають Держкомархів, УНДІАСД, ЦДА, ДА при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархіви областей, мм. Києва і Севастополя, а також структурні підрозділи і працівники УНДІАСД.

Раціональне річне планування можливе тільки на основі науково обґрунтованих нормативів НДМР.

2.3.1. Галузевий план НДМР на рік

Проект річного Галузевого плану НДМР формує організаційно-аналітичний відділ Держкомархіву, для чого до 1 жовтня поточного року УНДІАСД, ЦДА України, Держархіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівів областей, мм. Києва і Севастополя, відділи Держкомархіву подають замовлення встановленої форми (додаток 1).

У жовтні-листопаді організаційно-аналітичний відділ організовує розгляд отриманих пропозицій у профільних відділах Держкомархіву, узагальнює завдання колегії і керівництва Держкомархіву, опрацьовує формулювання тем і встановлює орієнтовні строки виконання, визначає відповідальних виконавців, візує сформульовані пропозиції у профільних відділах, складає проект зведеного замовлення на розроблення НДМР і подає його до 15 листопада на розгляд Методичної комісії Держкомархіву. Згідно з зауваженнями та пропозиціями, висловленими під час обговорення на засіданні Методичної комісії, проект зведеного замовлення допрацьовується організаційно-аналітичним відділом Держкомархіву, візується керівниками профільних відділів Держкомархіву й затверджується Головою Держкомархіву. Затверджене зведене замовлення на розроблення НДМР надсилається до головних виконавців.

УНДІАСД, ЦДА України, Держархів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархіви областей, мм. Києва і Севастополя з урахуванням замовлення формують проекти річних планів НДМР і надсилають їх до 5 січня наступного року до організаційно-аналітичного відділу Держкомархіву, котрий за встановленою формою (додаток № 2) готує проект галузевого плану НДМР і до 1 лютого подає його на розгляд колегії Держкомархіву. Після доопрацювання за зауваженнями колегії Держкомархіву річний галузевий план НДМР затверджує Голова Держкомархіву.

У разі необхідності внесення змін до галузевого плану НДМР (зняття теми, зміна назви, коригування етапних і кінцевих строків виконання та ін.) організаційно-аналітичний відділ Держкомархіву за вмотивованим поданням головного виконавця організовує у двотижневий строк розгляд питання профільними відділами Держкомархіву. Після погодження з профільними відділами лист про прийняте рішення за підписом Голови Держкомархіву організаційно-аналітичний відділ Держкомархіву надсилає головному виконавцеві та інформує про це профільний відділ Держкомархіву.

2.3.2. Річні плани державного архіву

Річні плани ЦДА України, Держархів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим та держархіви областей, мм. Києва і Севастополя розробляють на основі перспективного плану архіву, зведеного замовлення та з урахуванням координаційних планів роботи за темами.

До плану НДМР на поточний рік включають теми, що переходять із плану попереднього року, визначені зведеним замовленням та ініціативні теми, розроблення яких викликане практичною необхідністю для установи. Необхідність розроблення цих тем обґрунтовується в пояснювальній записці до плану.

Річний план НДМР складається з двох розділів:

Він має форму таблиці (додаток 2), в якій вказується кількість запланованих тем і конкретна тематика досліджень.

Теми в таблиці подаються за такими напрямами: а) загальні методологічні та теоретичні дослідження; б) архівознавство; в) археографія; г) документознавство.

Формулювання тем, що переходять із плану попереднього року, мають залишатися незмінними. Співвиконавці комплексної теми включають до свого плану конкретні підтеми, які вони розробляють. Для кожної теми (підтеми) вказують такі дані:


При плануванні слід чітко формулювати назви тем і проблем.

До плану складається пояснювальна записка, в якій обґрунтовується включення тем до плану, подається загальна характеристика запланованих результатів НДМР, наводяться необхідні пояснення щодо змін і доповнень в плані, вказується кількість тем, запланованих до самостійного розроблення архівом, і кількість тем, у розробленні яких архів братиме участь як співвиконавець.

План НДМР підписує укладач і затверджує директор архіву.

План науково-видавничої роботи (далі НВР) складається на рік і має форму таблиці (додаток № 3). До плану включають роботу з підготовки наукових, науково-довідкових, довідково-інформаційних, нормативних, науково-методичних видань та збірників документів. План складає особа, відповідальна за науково-видавничу роботу. Галузевий план НВР формується на підставі планів НВР архівних установ.

2.3.3. Річні плани УНДІАСД

Річне планування роботи УНДІАСД передбачає розроблення таких планових документів:

Плани НДМР інституту - це науково обґрунтовані програми, складені відповідно до державних завдань, рішень колегії, наказів Держкомархіву, зведеного замовлення і пропозицій наукових підрозділів інституту.

Розроблення плану НДМР, плану-звіту організаційної, плану науково-видавничої роботи інституту, планів-звітів структурних підрозділів та наукових співробітників є основою річного планування УНДІАСД. При розробленні цих планів важливе значення має правильне визначення напрямів і обсягів досліджень, обґрунтування вибору тематики, встановлення строків виконання досліджень, раціональна розстановка і використання співробітників інституту відповідно до їхньої кваліфікації, своєчасна постановка і доведення завдань до конкретних виконавців.

Керівники структурних підрозділів, керівники-координатори тем, виконавці беруть участь у плануванні на всіх етапах і узгоджують найважливіші питання з заступником директора інституту з наукової роботи та вченим секретарем.

До плану НДМР інституту включають теми, які переходять із плану минулого року, визначені зведеним замовленням, ініціативні теми, необхідність розроблення яких диктується завданнями, визначеними статутом УНДІАСД. Необхідними умовами включення наукових та методичних тем до плану НДМР інституту є їхня актуальність (можливість задоволення невідкладних потреб галузі та наукове забезпечення міжгалузевих контактів), перспективність, новизна, ефективність.

Річний план НДМР інституту має текстову і табличну частини. Остання складається з двох розділів:

У ній вказується кількість запланованих тем і конкретна тематика досліджень. Теми в таблиці подаються за такими напрямами:

Таблична частина плану містить конкретні відомості, які характеризують завдання плану за напрямами досліджень, обсягом робіт і строками виконання. При визначенні строків завершення тем слід керуватися чинними нормативами часу на виконання НДМР, враховуючи час, потрібний для обговорення на засіданнях дирекції та науково-дорадчих органів, рецензування, остаточного оформлення результатів роботи та підготовки її до друку (якщо це заплановано) і конкретний термін (місяць) завершення.

Текстова частина становить собою пояснювальну записку й містить такі відомості: а) загальна характеристика запланованих робіт; б) загальна кількість тем; в) кількість тем, розроблення яких завершується у плановому році; г) кількість тем, що перейшли із плану минулого року; д) кількість нових тем.

При плануванні кінцевого результату у поточному році чітко визначають, який результат проведеного дослідження буде отримано (наукова монографія, підручник чи посібник, текст наукової статті чи доповіді, інформаційний, проміжний, заключний звіт із НДМР, методичні рекомендації тощо).

План НВР складається на рік і має форму таблиці (додаток 3). До плану включають роботу з підготовки наукових, науково-довідкових, довідково-інформаційних, нормативних, науково-методичних видань, як окремих праць, так і періодичних та продовжуваних видань та збірників документів. План складає заступник директора інституту.

Проекти річних планів НДМР та науково-видавничої роботи інституту формують у такій послідовності:

а) керівники структурних підрозділів подають пропозиції до проекту річного плану НДМР та НВР інституту до 15 листопада;

б) вчений секретар інститут узагальнює пропозиції і готує проект річного плану НДМР інституту до 1 грудня;

в) проект плану обговорюють на засіданні вченої ради інституту і допрацьовують згідно з зауваженнями;

г) план НДМР підписує укладач і затверджує директор інституту.

План-звіт організаційної роботи складається на півріччя. В ньому відображається діяльність колегіальних органів інституту, участь у роботі колегії Держакомархіву та науково-дорадчих органів, організаційні заходи, заходи щодо науково-технічної інформації, підготовки та проведення конференцій, нарад, семінарів; види і форми роботи з кадрами тощо (додаток 4).

Проект плану-звіту складає вчений секретар до 25 грудня (на перше півріччя) та до 25 червня (друге півріччя) і затверджує директор інституту.

Плани подаються до Держкомархіву до 5 січня наступного року.

У разі необхідності внесення до плану не передбачених у річному плані НДМР змін впродовж року (зміна складу авторського колективу, виявлення необхідності проведення додаткових досліджень, пов'язаних із підвищенням затрат, зміна строків виконання робіт співвиконавцями й відповідно - затримання представлення матеріалів тощо) кожен випадок узгоджується окремо з поданням до організаційно-аналітичного відділу Держкомархіву письмового обґрунтування. Таке обґрунтування готує керівник теми чи координатор (за дорученням керівника).

На основі затверджених планів НДМР, науково-видавничої та організаційної роботи інституту розробляються річні плани-звіти НДМР структурних підрозділів УНДІАСД. План-звіт НДМР структурного підрозділу складається керівником структурного підрозділу і є основним документом, який організовує роботу підрозділу на поточний рік (додаток 5). Він включає всі завдання, заплановані підрозділу у річному плані НДМР, плані-звіті організаційної та плані науково-видавничої роботи інституту. У плані-звіті структурного підрозділу розроблення тем висвітлюється детальніше, порівняно з планом НДМР інституту: подається інформація про заплановані результати завершення окремих етапів (розділи, глави, параграфи тощо) теми; вказуються конкретні строки їх виконання (помісячно) та конкретних виконавців. Види робіт вказуються в такій послідовності: а) науково-дослідна та методична робота; б) організаційна робота на перше півріччя; в) інші завдання; з 1 липня план доповнюється планом організаційної роботи на друге півріччя.

Плани-звіти структурних підрозділів візують заступник директора, вчений секретар і затверджує директор інституту.

Наукові співробітники складають плани-звіти своєї роботи на поточний рік поквартально (додаток 6).


3. Організація роботи над науково-дослідною (методичною) темою

3.1. Загальні принципи роботи над темою

Найважливішими загальнонауковими принципами дослідження в архівознавстві, документознавстві, археографії є системний, історичний підхід до явищ, логічні, математичні й статистичні методи дослідження, врахування й використання методів інших наук.

Наукова тема може розроблятися колективно чи індивідуально.

Колективна тема може виконуватися:

Для організації колективної роботи створюють авторський колектив на чолі з науковим керівником, якого призначає директор установи з числа високо кваліфікованих фахівців. Науковий керівник несе відповідальність за якість усієї роботи і строки її виконання.

Для організації роботи над колективною темою визначають головну організацію та співвиконавців. Головна організація координує всю роботу за темою й безпосередньо відповідає за розроблення теми. Головна організація комплектує склад авторського колективу, складає координаційний план, координує роботу за темою, розробляє найважливіші розділи теми. У процесі дослідження головна організація підтримує постійний контакт із співвиконавцями, керує їхньою роботою, розробляє організаційно-методичні документи, надає співвиконавцям практичну допомогу через рецензування матеріалів дослідних робіт, перевірки правильності ведення роботи, проводить консультації та координаційні наради зі співвиконавцями, здійснює контроль за своєчасним розробленням матеріалів співвиконавцями. На головну організацію покладається узагальнення матеріалів, представлених співвиконавцями, та підготовка звіту про виконання НДР.

Співвиконавці розробляють частину теми, що має самостійне наукове значення (певного напряму, етапу наукового дослідження), беруть участь в обговоренні головною організацією їхніх матеріалів, допрацьовують матеріали згідно з висловленими зауваженнями, в разі необхідності, проводять окремі експерименти, беруть участь в експериментальному та практичному впровадженні результатів дослідження. Оформлені матеріали за темою співвиконавець надає головній організації.

Розроблення наукової теми може вестись також індивідуально - одним науковим співробітником. Контроль за виконанням індивідуальних тем здійснює керівник структурного підрозділу.

3.2. Основні етапи НДР

Оптимальне визначення етапів проведення НДР є основою чіткої організації роботи над темою, а також головною умовою дотримання строків її виконання. Проведення наукових досліджень, як правило, включає такі етапи:

  1. ознайомлення з загальним станом проблеми, ступенем її розроблення;
  2. розроблення та затвердження організаційно-методичних документів з теми;
  3. аналіз та узагальнення матеріалів, формулювання наукових висновків;
  4. оформлення результатів дослідження, звітування з теми.

Перший етап - передбачає якнайповніше виявлення опублікованих за темою матеріалів, поглиблене вивчення наукової літератури, нормативних документів, методичних розробок, збирання матеріалів під час наукових відряджень, накопичення даних фізико-хімічних тустановах, де планується впровадження результатів НДР.

Збирання матеріалів співвиконавці здійснюють за розробленою головною організацією методикою.

Завершується 1-й етап проведенням обговорення результатів ознайомлення зі станом питання або складанням аналітичного огляду, реферату, доповіді, або опублікування статті, написаної за результатами даного етапу.

На другому етапі керівники теми та висококваліфіковані наукові співробітники розробляють організаційно-методичні документи з теми: технічне завдання, програму дослідження, координаційний план та план-проспект.

Технічне завдання складається на теми, пов'язані з розробленням державних (галузевих) стандартів, автоматизованих систем, документознавчими дослідженнями, роботами нормативного, технічного характеру. Зміст технічного завдання відображає всі питання організації дослідження:

Програма дослідження визначає мету і завдання дослідження, його організацію й методику та містить усі необхідні вказівки щодо розроблення теми. Програму дослідження розробляють на всі науково-дослідні та методичні теми, окрім тих, на які передбачено складання технічного завдання. Зміст програми дослідження має відображати:

Проект програми дослідження обговорюють на засіданні науково-дорадчого органу. Проект програми колективної теми може бути обговорений на робочому засіданні виконавців теми. За зауваженнями, висловленими в ході обговорення, проект допрацьовують.

Програму дослідження затверджує директор архівної установи-розробника. Після затвердження програму дослідження надсилають усім виконавцям.

Координаційний план розробляють на колективні теми на весь період роботи, встановлений у програмі дослідження. У ньому поетапно розкривають види робіт та строки їх виконання, вказують виконавців. Підписаний керівником теми план надсилають співвиконавцям для узгодження. Узгоджений з усіма співвиконавцями координаційний план затверджує керівник головної організації.

План-проспект розробляють у випадках, коли результатом наукових досліджень має бути монографія, збірник наукових праць, підручник, документальна публікація, правила чи науково-методичний посібник. У плані-проспекті визначають основну концепцію дослідження, подають структуру роботи в цілому й окремих розділів (глав), коротко розкривають основний зміст кожного з її розділів (глав), визначають мету і завдання дослідження; вказують етапи роботи, виконавця розділів (глав) і строки виконання завдань. Проект плану-проспекту обговорюють на засіданні науково-дорадчих органів. План-проспект підписує керівник теми і затверджує директор архівної установи.

Третій етап присвячується аналізу й узагальненню зібраних матеріалів, формулюванню висновків. Формами аналізу, узагальнення й фіксації накопичених матеріалів можуть бути витяги, фотокопії, дані самофотографій, зведені таблиці виконаних експериментів, узагальнюючі довідки, щоденники, журнали спостережень, огляди отримазвіти про наукові відрядження, річні й проміжні звіти з теми. Зібрані й узагальнені матеріали обговорюють на робочих нарадах авторських колективів, відділів, лабораторій, а найважливіші матеріали та проміжні звіти - на засіданнях дорадчих органів.

За результатами кожного етапу збирання, аналізу та узагальнення матеріалу за темою в ході виконання теми можуть бути написані статті, повідомлення, доповіді.

Четвертий етап - завершальний.

Оформлення результатів дослідження відбувається у вигляді: а) наукового звіту; б) облікової карти.

Звіти про виконання НДМР оформлюються згідно з ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення".

Розрізняють такі види наукових звітів:

Річний звіт з теми складають за підсумками розробки теми за рік, фіксуючи дані дослідження, необхідні для дальшої роботи над темою. Річний звіт є вихідним матеріалом для проміжного, етапного та заключного звітів. У звіті дають коротку характеристику стану розроблення теми на початок звітного року, а також виклад основних результатів дослідження теми за звітний період. Звіт розглядають на засіданні відділу, затверджує його завідувач (якщо ж керівник теми - завідувач відділом, то заступник директора). Текст звіту зберігається у справі по темі НДР.

Проміжний звіт - це звіт за певний проміжок роботи по темі (2-3 роки), коли дослідження ведуть тривалий час, але завершених етапів або завершених самостійних виходів, які б відображали хід розроблення теми, немає. У цьому випадку може виникнути необхідність узагальнити результати дослідження, дати оцінку якості виконаної роботи, сформулювати спрямування дальшого розроблення теми. У проміжному звіті фіксують результати виконаної роботи й подають пропозиції про прозроблення теми. Проміжний звіт затверджує директор (заступник директора) архівної установи. Текст звіту зберігається у справі з теми.

Етапний звіт (звіт з підтеми) складають після завершення етапу теми (підтеми), який має самостійне наукове значення й виконаний у межах загальної теми, але не має самостійного виходу. Етапний звіт затверджує директор архівної установи. Структура етапного звіту аналогічна звіту про НДР (заключному).

Звіт про науково-дослідну роботу (заключний) є основним документом, в якому викладають вичерпні відомості про проведене дослідження, якщо воно не має самостійного виходу з теми. Цей звіт складається згідно з Державним стандартом ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення" й підлягає узгодженню з Держкомархівом України (замовником), розгляду на засіданні науково-дорадчих органів державних архівних установ, затвердженню директором архівної установи й поданню до УкрІНТЕІ.

При розробленні теми, результатом якої є монографія, правила, посібник тощо, складають короткий звіт. У цьому випадку в звіті подають додаткову інформацію, що не увійшла до видання: методику дослідження, короткий реферативний виклад результатів по темі та висновки дослідження. Звіт, затверджений директором архівної установи, здають на зберігання до ДІФу ГЦНТІ. При підготовці заключного звіту про НДР остаточно формулюють теоретичні та методичні положення, практичні рекомендації. З тем, якими передбачено експериментальну перевірку основних положень, подають самостійний звіт про експериментальну перевірку, по тематиці автоматизованих систем підсумком дослідження є введення системи в практичну експлуатацію.

Підсумкові матеріали підлягають обов'язковому обговоренню на засіданнях авторського колективу та науково-дорадчих органів.

3.3. Контроль за виконанням планів НДМР

Контроль за виконанням планових завдань покладається ндиректора державної архівної установи, його заступника, а в УНДІАСД за виконання планів конкретних НДМР - також на вченого секретаря, керівників відділів та керівників тем.

Контроль може бути індивідуальний, колективний та мати характер спеціальних перевірок.

Індивідуальний контроль здійснює керівництво державної архівної установи шляхом особистого ознайомлення зі станом виконання планових завдань або шляхом заслуховування керівників відділів або керівників тем. Вчений секретар контролює своєчасне розроблення планів та звітів у наукових відділах, виконання у встановлені строки планових завдань, передбачених планом роботи УНДІАСД. Керівники структурних підрозділів також здійснюють індивідуальний контроль за виконанням планів НДМР, який включає вивчення й аналіз якості наукових розробок; безпосереднє ознайомлення з ходом роботи за індивідуальними планами співробітників; організацію обміну досвідом та методиками конкретних досліджень; організацію рецензування розробок всередині структурного підрозділу, суміжних підрозділах та в профільних установах.

Систематичний контроль за ходом виконання окремих тем на всіх етапах дослідження здійснює керівник теми, забезпечуючи своєчасне та високоякісне виконання планових завдань у ході дослідження. На завершальному етапі дослідження керівник теми вивчає весь напрацьований матеріал з теми, аналізує повноту та якість дослідження, приймає рішення щодо дальшої роботи над поданим матеріалом.

Колективний контроль передбачає обговорення виконання планів на засіданнях науково-дорадчих органів. З метою контролю за ходом виконання планів НДМР керівництво державної архівної установи проводить виробничі наради, на яких оперативно розглядають питання стану розроблення окремих тем. Колективний контроль, організований керівниками структурних підрозділів і тем, передбачає обговорення на засіданнях структурних підрозділів, авторського колективу, нарадах робочих груп ходу виконання окремих етапів розробки теми, проектів підготовлених документів.

Спеціальні перевірки проводять для всебічного аналізу діяльності структурного підрозділу. Для проведення спеціальних перевірок наказом директора створюється комісія в складі представників дирекції, провідних фахівців архівної установи, представників профспілкової організації. За результатами перевірки видається наказ по архівній установі.

Перевірки можуть бути плановими і неплановими, комплексними і тематичними. Комплексні перевірки охоплюють усю сукупність питань роботи відділу, окремого співробітника. Тематичні перевірки проводять за окремими напрямами діяльності. Результатом перевірки має бути вичерпна інформація про якість виконуваних завдань, їх відповідність плану, об'єктивна оцінка фактичного стану справ у роботі наукових співробітників. Результати контролю доводять до відома співробітників.

На початок
На початок